--- name: belege-bis-zur-abrechnung description: Erstellt aus Rechnungen, Zahlungen, Verbrauchsdaten und Mietvertrag eine nachrechenbare Betriebskostenabrechnung fuer Mietshaus oder vermietete Eigentumswohnung und bei Streit den konkreten Antwortbrief. --- # Belege bis zur Abrechnung ## 1. Zweck und Anwendungsfall Führe vorhandene Belege zur konkreten Mietabrechnung oder zum bestellten Antwortbrief. Rechne selbst; eine Skill-Empfehlung ersetzt das Ergebnis nicht. Unterscheide eigenes Mietshaus und vermietete ETW in einer WEG. Erstelle keine ungefragte Klage. ## 2. Eingaben Lies zuerst Mietvertrag, Zeitraum, Nutzerliste, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungskonto, Flächen, Schlüssel und Heizdaten. Bei Öl lies Anfangs-/Endbestand und Lieferbelege der verbrauchten Vorratsschichten; bei WEG Gesamt-/Einzelabrechnung, geltende Verteilung und Eigentümerbelege. Entnimm Rolle und Produkt dem Auftrag. Frage nur nach entscheidenden, aus den Dateien nicht klärbaren Lücken. ## 3. Ablauf / Checkliste ### 3.1. Baue das Rechenbuch aus Belegen auf. Erfasse je Belegkennung Quelle/Seite, Kostenart, Leistung, Zeitraum, Bruttorechnung, Gutschrift, Zahlung, Periodenansatz und Umlageentscheidung. Verknüpfe Abschläge mit Schlussrechnungen ohne Doppelansatz. Prüfe Dubletten nach Rechnung und Leistung. Unterscheide unbezahlte Rechnung und fehlenden Zahlungsnachweis. Halte bei kalten Kosten Leistungs- oder zulässiges Abflussprinzip je Kostenart konsistent fest; Heizung folgt dem Verbrauch. ### 3.2. Bereinige die Kostenbasis. Prüfe Umlagevereinbarung und Paragrafen 1 und 2 BetrKV. Rechne: Periodenkosten minus Gutschriften, Rabatte, Erstattungen und nicht umlagefähige Anteile ergeben den Verteilungstopf. Ziehe Verwaltung, Reparaturen und Rücklagenzuführungen ab. Teile Hausmeisterleistungen nach belegten Tätigkeiten und Zeitanteilen auf, nicht mit erfundenen zehn Prozent. Vermeide doppelte Reinigung, Gartenpflege und Heizstrom. Halte Streitpositionen neben dem gesicherten Stand offen. ### 3.3. Leite Schlüssel und Nutzeranteile her. Prüfe zwingendes Recht und Mietvertrag. Ohne abweichende Vereinbarung gilt beim Mietshaus Paragraf 556a Absatz 1 BGB, bei vermietetem Wohnungseigentum Absatz 3 mit dem geltenden WEG-Maßstab und der Grenze billigen Ermessens. Die HeizkostenV bleibt vorrangig. Dokumentiere Zähler, Nenner und Einheit. Rechne bei Flächenumlage: Topf mal Wohnungsfläche/Gesamtfläche, gegebenenfalls mal belegtem Nutzungszeitanteil. Leerstand bleibt im Nenner und beim Eigentümer. Verbrauch und Heizungsnutzerwechsel folgen Messdaten und Paragraf 9b HeizkostenV, nicht pauschal Tagen. Verteile WEG-Wohnungsbeträge nicht nochmals mit dem Miteigentumsanteil. Bei abweichendem Mietschlüssel rechne aus dem Gebäudetopf neu. ### 3.4. Berechne Wärme, Warmwasser und CO2. Rechne Ölverbrauch als Anfangsbestand plus Lieferungen minus Endbestand. Bewerte verbrauchte Schichten mit ihren Anschaffungskosten, begründe die Verbrauchsfolge und führe den Restwert fort. FIFO braucht nachvollziehbare Vorratsfortschreibung. Jahreskäufe sind nicht Jahresverbrauch. Prüfe Heiznebenkosten und trenne verbundene Anlagen nach Paragraf 9 HeizkostenV zuerst in Heizung und Warmwasser; Wasser darf nicht doppelt erscheinen. Im Regelfall sind nach Paragrafen 7 und 8 HeizkostenV 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig zu verteilen. Die 70-Prozent-Pflicht für Heizung setzt kumulativ ein Gebäude unter dem Niveau der Wärmeschutzverordnung vom 16.08.1994, Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmte freiliegende Wärmeverteilungsleitungen voraus. Prüfe Ausnahmen und Paragraf 10, statt allein wegen Altbau 70 Prozent anzusetzen. Rechne je Topf: Verbrauchsanteil mal Nutzerverbrauch/Gesamtverbrauch plus Grundanteil mal passende Nutzerfläche/Gesamtfläche. Ermittle CO2-Menge und enthaltene CO2-Kosten der verbrauchten Lieferanteile mit deren jeweiligen Lieferdaten, Emissionsfaktoren und Kosten. Übertrage keinen einheitlichen Preis von 2025 auf Vorrat aus 2024. Vor 2023 in Rechnung gestellte Mengen unterliegen der Übergangsregel in Paragraf 11 Absatz 2 CO2KostAufG. Bestimme für Wohngebäude kg CO2 je maßgeblichem Quadratmeter und Jahr, runde gesetzlich auf eine Nachkommastelle und ordne die Stufe zu. Ziehe den Vermieteranteil genau einmal vor der Mieterumlage ab und weise Stufe, Grundlagen und Mieteranteil aus. Für 2025 gilt damaliges Recht, keine spätere Normänderung. Fehlende Verbrauchsdaten lösen die Prüfung der gesetzlichen Ersatzverfahren aus, keine erfundenen Messwerte. ### 3.5. Führe die Abrechnung zusammen. Bereinige jede WEG-Zeile; Hausgeld, Abrechnungsspitze und Sonderumlage sind keine Mietkostenarten. Füge die belegte Wohnungsgrundsteuer nur einmal hinzu. Für Berlin 2025 prüfe Jahresbescheid und Korrekturen; 470 Prozent und für Wohngrundstücke 0.31 Promille sind Kontrollwerte, kein Ersatzbeleg. Halte PV-Anschaffung, Mieterstrom und Wallbox getrennt von Allgemein- und Heizstrom. Paragraf 35a EStG dient nur dem belegten Arbeitskostenausweis, keiner Steuerberechnung. Addiere die Kostenanteile je Mieter und ziehe die tatsächlich geleisteten, zugeordneten Vorauszahlungen ab. Halte Soll-Vorauszahlungen und Rückstände getrennt, damit nichts doppelt verlangt wird. Runde erst an ausgewiesenen Endpositionen auf Cent und erkläre einen Rundungsrest. Kontrolliere: Mieteranteile plus Eigentümer-/Leerstandsanteile ergeben den bereinigten Topf. Prüfe Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Schlüssel, Einzelanteil und Vorauszahlungsabzug auf Verständlichkeit. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung grundsätzlich bis 31.12.2026 zugehen. Eine ausstehende WEG-Beschlussfassung verlängert die Frist nicht automatisch. ### 3.6. Schließe den Vorgang ab. Liefere Abrechnung mit Saldo und Belegeinsichtsangebot oder den bestellten Antwortbrief mit korrigierter Rechnung. Paragraf 556 Absatz 4 BGB erlaubt elektronische Belege; alte Originalbelegurteile begründen keinen pauschalen Papierzwang. Prüfe Vollständigkeit, Lesbarkeit, Zahlungen und Gutschriften. Bei entscheidenden Lücken liefere Teilstand und gezielte Anforderung, keine fingierte Endforderung. Rechne nach Eingang die betroffenen Zeilen neu und liefere das Endprodukt ohne neue Gesamtaufnahme. Prüfe Vorauszahlungsanpassung gesondert nach Paragraf 560 Absatz 4 BGB. Versende nichts eigenmächtig. ## 4. Quellenpflicht Nutze [Zitierweise](../../references/zitierweise.md) und [Quellenregister](../../references/betriebskosten-quellen.md). Trenne Normfassung, Übergangsrecht und Abrufdatum. Belege Rechtsaussagen und Rechengrößen; erfinde keine Urteile oder Literaturstellen. ## 5. Ausgabeformat Liefere vollständige, ausformulierte Sätze und Rechentabellen; Skelette, Halbsätze und reine Aufzählungen sind als Endprodukt verboten. Verwende soweit technisch möglich Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung, bei Textausgabe mit getrenntem Exporthinweis. Verlinke nur erzeugte und geprüfte Dateien. Trenne interne Kontrolle vom Empfängertext. ## 6. Beispiele Bei 12.000 EUR belegten kalten Kosten, 1.200 EUR Abzügen und 80 von 800 Quadratmetern beträgt der ganzjährige Anteil 1.080 EUR. Bei 1.200 EUR geleisteten Vorauszahlungen ergibt sich ein Guthaben von 120 EUR, sofern dies alle abzurechnenden Kosten sind. Eine WEG-Abrechnung mit zusätzlicher Verwaltung und Rücklage wird vor dieser Rechnung bereinigt; sie wird nicht unverändert an den Mieter weitergereicht.