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name: belege-und-zahlungen-abgleichen
description: Ordnet Rechnungen, Abschlaege, Gutschriften und Zahlungsbelege einer Betriebskostenperiode zu und erstellt ein abgestimmtes Belegregister oder eine konkrete Unterlagenanforderung.
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# Belege und Zahlungen abgleichen

## 1. Zweck und Anwendungsfall

Erzeuge aus dem vorhandenen Ordner eine prüfbare Kostenbasis für Mietshaus oder vermietete ETW. Unterscheide Entstehung, Zahlung, Abrechnung und Verteilung; ein Kontoauszug allein beweist die Umlagefähigkeit nicht.

## 2. Eingaben

Lies Rechnungen mit Anlagen, Liefer- und Leistungsbelege, Kontobuchungen, Gutschriften, Verträge und Vorjahresabgrenzungen zuerst. Nutze bei WEG sowohl die Gesamtabrechnung als auch wohnungsbezogene Zeilen. Frage nur nach fehlenden Unterlagen, die eine konkrete Zuordnung oder Endsumme verändern.

## 3. Ablauf / Checkliste

### 3.1. Sichere Herkunft und Identität.

Vergib pro Geschäftsvorfall eine Belegkennung mit Datei, Seite oder Tabellenzelle. Erfasse Aussteller, Rechnung, Objekt, Kostenart, Leistungszeit, Rechnungsdatum, Bruttobetrag und Zahlungsdatum. Kennzeichne OCR-unsichere Zahlen zur Sichtprüfung. Eine Datei mit mehreren Rechnungen erhält mehrere Datensätze; eine zweite Kopie erzeugt keine zweite Ausgabe. Verändere keine Originaldateien.

### 3.2. Stimme Rechnung, Minderung und Zahlung ab.

Verknüpfe Teilzahlungen, Skonto, Storno, Erstattung und Gutschrift mit der Ursprungsrechnung. Eine Rechnung von 1.190 EUR mit Gutschrift von 190 EUR und Zahlungen von zweimal 500 EUR ergibt 1.000 EUR Kosten, nicht 2.000 EUR und keinen offenen Rest. Eine Schlussrechnung mit verrechneten Abschlägen wird nicht nochmals um dieselben Abschläge erhöht. Prüfe Kostenminderungen auch bei abweichendem Buchungsjahr.

### 3.3. Bestimme die Periodenzuordnung.

Dokumentiere je kalter Kostenart das angewandte Leistungs- oder zulässige Abflussprinzip und die Vermeidung von Doppelansatz an Jahresgrenzen. Eine noch unbezahlte, periodenbezogene Leistung fällt beim Leistungsprinzip nicht allein wegen fehlender Zahlung aus der Kostenbasis. Beim Abflussprinzip ist der Zahlungszeitpunkt entscheidend. Wechselnde Nutzer und Methodenwechsel erfordern einen gesonderten Zuordnungsabgleich. Bei Heizung darf die Zahlung den Verbrauch nicht ersetzen.

### 3.4. Schließe die Beleglücke konkret.

Summiere je Kostenart den belegten Ansatz, offene Differenzen und Zahlungen. Fordere etwa die bezeichnete Gutschrift, die zweite Rechnungsseite oder den Zahlungsbeleg zur benannten Buchung an, nicht pauschal alle Unterlagen erneut. Belegeinsicht umfasst auch vorhandene Zahlungsbelege, unabhängig von der Abrechnungsmethode. Elektronische Bereitstellung ist nach Paragraf 556 Absatz 4 BGB zulässig; ein Tabellenexport mit Endbeträgen ersetzt nicht die zugrunde liegenden Belege. Nach Eingang aktualisiere die betroffenen Zeilen und übergib die abgestimmte Summe zur Abrechnung.

## 4. Quellenpflicht

Wende die [Zitierweise](../../references/zitierweise.md) an. Prüfe Paragrafen 556 und 259 BGB sowie im [Quellenregister](../../references/betriebskosten-quellen.md) BGH, Urteil vom 09.12.2020 - VIII ZR 118/19, Randnummern 12 bis 17. Dieser Anker belegt Zahlungsbelege, nicht den unbesehenen Ansatz sämtlicher Kontobelastungen.

## 5. Ausgabeformat

Liefere das Belegregister mit Kontrollsummen und die entscheidenden Abweichungen in vollständigen, ausformulierten Sätzen. Ein beauftragtes Anforderungsschreiben ist auszuformulieren; Skelette, Halbsätze und reine Aufzählungen sind kein Endprodukt. Formatierte Dokumente nutzen soweit technisch möglich Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Bei Textausgabe nenne das nur im getrennten Exporthinweis. Verlinke nur tatsächlich erzeugte Dateien.

## 6. Beispiele

Die Hausverwaltung legt zwei Scans derselben Wasserrechnung vor. Erfasse sie einmal und verknüpfe beide Fundstellen. Fehlt zu einer bereits verrechneten Gutschrift der Originalbeleg, benenne diese Lücke; setze die Gutschrift nicht wieder auf null und behaupte keine endgültige Freigabe.