---
name: board-material-distribution
description: >
  Board 材料分发 — 管理董事会材料的准备、加密分发、签收确认和归档，
  确保材料按时送达每位董事并留有完整记录。
  适用情形：董事会会议前 [X] 天，或用户要求"Board 材料分发"时执行。
  核心：材料完整性检查 + 加密分发 + 签收追踪 + 版本控制。
argument-hint: "[会议类型] [会议日期 YYYY-MM-DD] [材料清单] [分发方式：邮件/快递/专人]"
last_reviewed: 2026-06
version: 1.0.0
risk_level: high
---

## 加载上下文

**首次使用时：** 读取 `../../CLAUDE.md` 获取场景级配置（保密级别定义/分发渠道/签收要求）。

---

# /board-material-distribution — Board 材料分发


## Examples

→ 示例：用户说"董事会材料要在会议前 5 个工作日发给董事，需要检查材料完整性"，系统应调用本技能，执行分发前完整性检查清单。

→ 示例：用户说"有个董事临时要求加一个议题进 Board Deck，需要重新排版"，系统应调用本技能，更新 Board Deck 并重新生成版本。

→ 示例：用户说"这次 Board Meeting 后需要把会议记录和决议发给相关责任人"，系统应调用本技能，生成会后材料分发清单。
## 第一步：材料完整性确认

**材料清单核对：**
```
□ 须分发的 Board Deck：[✅ 已完成 / ⚠️ 制作中]

□ 其他须分发材料：
| 材料名称 | 份数 | 格式 | 状态 | 备注 |
|---------|------|------|------|------|
| 会议议程 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | — |
| 上次会议纪要 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 须签字 |
| 财务报告 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 保密 |
| 决议事项材料 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | — |
| 外部审计报告 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 绝密 |

□ 材料完整性：[✅ 完整 / 🔴 缺失 X 份]
□ 最终版确认：[✅ 已确认 / ⚠️ 待 [姓名] 确认]
```

---

## 第二步：分发版本控制

**版本记录：**
```
□ 当前分发版本：v[X]
□ 文档数量：[X] 份 / [X] 页
□ 分发时间戳：[YYYY-MM-DD HH:MM]
□ 分发人：[姓名]

□ 版本变更记录：
| 版本 | 日期 | 变更内容 | 变更人 |
|------|------|---------|--------|
| v1.0 | [日期] | 初版 | [姓名] |
| v1.1 | [日期] | [修改内容] | [姓名] |
```

**变更材料追踪：**
```
□ 是否有更新材料须重新分发：[是/否]
  → 更新内容：[描述]
  → 原收件人：[列表]
  → 重新分发日期：[YYYY-MM-DD]
```

---

## 第三步：分发执行

**电子分发（如适用）：**
```
□ 分发方式：加密邮件 / 董秘平台 / 保密邮件系统
□ 加密方式：[PGP/密码保护/平台加密]
□ 密码通知方式：[短信/电话/单独邮件]

□ 收件人列表：
| 董事 | 邮箱 | 材料类型 | 发送时间 | 签收状态 |
|------|------|---------|---------|---------|
| [董事A] | [邮件] | [全套/精简] | [时间] | [✅/⚠️] |
| [董事B] | [邮件] | [全套/精简] | [时间] | [✅/⚠️] |
```

**纸质分发（如适用）：**
```
□ 分发方式：[快递/专人送达]
□ 快递公司：[名称]
□ 快递单号：[单号]

□ 纸质材料清单：
→ Board Deck：[X] 份
→ 财务报告：[X] 份（保密）
→ 决议事项材料：[X] 份

□ 签收记录：
| 董事 | 送达地址 | 签收时间 | 签收人 |
|------|---------|---------|--------|
| [董事A] | [地址] | [时间] | [签名] |
```

---

## 第四步：签收确认追踪

**签收状态追踪表：**
```
□ 应分发董事：[X] 人
□ 已确认签收：[X] 人
□ 未签收：[X] 人 — 跟进中

| 董事 | 分发方式 | 分发时间 | 签收时间 | 状态 |
|------|---------|---------|---------|------|
| [董事A] | [电子/纸质] | [时间] | [时间] | ✅ |
| [董事B] | [电子/纸质] | [时间] | — | ⚠️ |

□ 未签收跟进：
  → 跟进时间：[YYYY-MM-DD HH:MM]
  → 跟进方式：[电话/短信/邮件]
  → 未签收原因：[原因]
  → 预计签收：[时间]
```

---

## 第五步：归档管理

**材料归档：**
```
□ 最终版材料归档位置：[文件路径/档案编号]
□ 归档时间：[YYYY-MM-DD]
□ 归档人：[姓名]

□ 归档材料清单：
→ 完整 Board Deck（盖章版）
→ 会议议程（最终版）
→ 签收记录（扫描件）
→ 版本变更说明

□ 保存期限：[X] 年（符合公司档案管理要求）
```

**分发记录存档：**
```
□ 分发记录存档位置：[文件路径]
□ 存档内容包括：
  → 分发清单（含时间戳）
  → 签收确认记录
  → 材料版本说明
  → 通讯记录（如有）
```

---

## 第六步：生成材料分发报告

```
═══════════════════════════════════════
Board 材料分发报告
会议：[类型]
会议日期：[YYYY-MM-DD]
分发日期：[YYYY-MM-DD]
═══════════════════════════════════════

【材料概览】
□ 材料总数：[X] 份 / [X] 页
□ 版本：v[X]
□ 材料完整性：[✅ 完整 / 🔴 缺失]

【分发状态】
□ 董事总数：[X] 人
□ 已签收：[X] 人
□ 未签收：[X] 人（详见下表）

【未签收追踪】
| 董事 | 分发时间 | 跟进时间 | 未签收原因 | 预计解决 |
|------|---------|---------|-----------|---------|
| [董事A] | [时间] | [时间] | [原因] | [时间] |

【分发合规检查】
□ 提前 [X] 天分发：[✅ 合规（实际 [X] 天）/ ⚠️ 延迟 [X] 天]
□ 材料保密措施：[✅ 已执行 / ⚠️ 需改进]
□ 版本控制：[✅ 已记录 / 🔴 有版本混乱]
□ 分发记录归档：[✅ 已归档 / ⚠️ 待归档]

【分发记录存档】
□ 存档位置：[路径]
□ 存档状态：[✅ 已完成 / ⏳ 待完成]

═══════════════════════════════════════
置信度：[✅ 高 / ⚠️ 中 / 🔴 低]
分发状态：[✅ 全部签收 / ⚠️ X 人待签收 / 🔴 存在分发问题]
═══════════════════════════════════════
```

---

## 升级触发条件

- 董事在会议前 [X] 天仍未签收材料
- 材料在分发后发现重大错误须重新制作和分发
- 董事对材料保密性提出质疑
- 快递材料丢失或损毁
- 须临时补充或更换材料（紧急重新分发流程）
- 材料版本出现混乱（多版本并行）

---

*Finance Skills — board-material-distribution atomic skill*