--- name: documents-administratifs-francais-contact848 title: Documents administratifs français description: Aide à traiter les obligations administratives françaises courantes (association loi 1901, dossier de subvention politique de la ville, certification Qualiopi, registre des déchets de chantier, registre RGPD, bail meublé, facturation électronique). Nomme le bon formulaire officiel, le bon guichet, les pièces à fournir et les pièges fréquents. À utiliser dès qu'une demande porte sur une démarche administrative ou réglementaire française. author: contact848 author_url: https://github.com/contact848/chipie-skills-francais/tree/main/documents-administratifs-francais license: MIT version: 0.1.0 execution_mode: open jurisdiction: fr practice: administrative language: fr --- # Documents administratifs français Ce skill couvre sept démarches administratives françaises que les très petites structures traitent seules, sans juriste : associations, organismes de formation, entreprises du bâtiment, bailleurs, indépendants. Il ne remplace pas un conseil juridique. Il sert à savoir **quel document produire, où le déposer, et ce qui fait échouer un dossier**. ## Règles de travail Ces règles priment sur toute autre considération dans les réponses produites avec ce skill. 1. **Ne jamais inventer une référence.** Un numéro de Cerfa, un article de loi, un intitulé de formulaire ou un montant s'énonce seulement s'il est connu avec certitude. Sinon, dire « à vérifier sur le site officiel » et nommer le site. 2. **Toujours donner la source officielle**, jamais un site commercial : service-public.fr, impots.gouv.fr, legifrance.gouv.fr, travail-emploi.gouv.fr, cnil.fr, monentreprise.fr. 3. **Vérifier la date.** Le droit français change vite. Pour toute échéance ou tout montant, préciser la date à laquelle l'information est donnée et inviter à la revérifier. 4. **Ne jamais remplir à la place de l'utilisateur** les données personnelles, fiscales ou bancaires. Les laisser en zones explicites du type `[Indiquer …]`. 5. **Demander la situation avant de répondre** quand elle change la réponse : statut juridique, effectif, région, secteur, date de création. ## Les sept démarches ### 1. Créer ou faire vivre une association loi 1901 Deux personnes suffisent. La déclaration se fait en ligne sur le service officiel de déclaration des associations ; l'association acquiert la capacité juridique à la publication au *Journal officiel des associations*. Documents à produire : statuts signés, procès-verbal de l'assemblée constitutive, liste des dirigeants avec leurs fonctions, adresse du siège. Pièges fréquents : - Des statuts trop courts, recopiés d'un modèle de trois pages, qui ne prévoient ni la révocation des dirigeants, ni le quorum, ni la dévolution des biens en cas de dissolution. Le dossier passe, mais le premier conflit interne est ingérable. - L'objet social rédigé trop étroitement : il faut le modifier dès que l'activité évolue. - Oublier de déclarer les changements de dirigeants ou de siège, ce qui bloque plus tard une demande de subvention. ### 2. Demander une subvention « politique de la ville » Concerne les associations agissant dans un quartier prioritaire (QPV). Le dossier passe par le formulaire national de demande de subvention et se dépose sur le portail dédié aux demandes de subvention associatives. Ce qui fait la différence dans un dossier accepté : - Un diagnostic territorial chiffré, pas une intention générale. - Des indicateurs de résultat mesurables, définis avant l'action. - Un budget prévisionnel équilibré, avec valorisation du bénévolat en contrepartie. - La cohérence entre l'objet statutaire et l'action financée. Piège principal : demander un montant sans détailler les dépenses. Un budget global sans lignes est le premier motif de rejet. ### 3. Préparer la certification Qualiopi Obligatoire pour tout organisme qui veut accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation. L'audit porte sur un référentiel national de **32 indicateurs**, regroupés en 7 critères. Méthode qui fonctionne : - Traiter les indicateurs comme des demandes de **preuve**, pas de discours. Pour chacun, une question unique : quel document daté je montre à l'auditeur ? - Constituer un classeur de preuves indexé par numéro d'indicateur. - Vérifier que les preuves couvrent toute la période auditée, pas seulement le mois précédent. Pièges fréquents : l'absence de traçabilité du recueil des besoins du bénéficiaire, l'absence de preuve de veille légale et de veille métier, et des indicateurs de satisfaction collectés mais jamais exploités dans un plan d'amélioration. ### 4. Tenir le registre des déchets de chantier Toute entreprise qui produit, expédie, reçoit ou traite des déchets tient un registre chronologique et le conserve trois ans. Les déchets dangereux relèvent en plus d'un bordereau de suivi, dématérialisé sur la plateforme nationale de traçabilité des déchets. Colonnes attendues au registre : date, nature et code du déchet, quantité, destination, mode de traitement, transporteur, exutoire. Pièges fréquents : - Confondre bordereau de suivi et registre : le bordereau suit un enlèvement, le registre récapitule tout. - Ne pas récupérer l'attestation de traitement finale, seule preuve que le déchet a bien été traité. - Oublier les déchets dangereux en petite quantité (pots de peinture, cartouches, amiante liée) qui restent soumis à traçabilité. ### 5. Tenir le registre des activités de traitement (RGPD) Obligatoire dès qu'une structure traite des données personnelles, avec un allègement pour les organismes de moins de 250 salariés, qui ne disparaît pas dès que le traitement est régulier, porte sur des données sensibles ou présente un risque. En pratique, une TPE qui gère une base clients et des fiches de paie tient un registre. Par traitement : finalité, catégories de personnes et de données, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité. Pièges fréquents : oublier les traitements internes (paie, recrutement, vidéosurveillance), indiquer des durées de conservation « illimitées », et ne pas documenter les sous-traitants (hébergeur, outil d'emailing, logiciel de comptabilité). ### 6. Louer en meublé Le bail meublé de résidence principale suit un contenu réglementé, avec un contrat type et une notice d'information obligatoire annexée. Durée d'un an, ou neuf mois pour un étudiant sans reconduction tacite. Annexes à ne pas oublier : état des lieux contradictoire, inventaire du mobilier, diagnostics techniques, notice d'information, et le cas échéant la référence au dispositif d'encadrement des loyers de la commune. Piège principal : un inventaire du mobilier bâclé. Le logement doit comporter la liste minimale d'équipements fixée par décret ; à défaut, le bail peut être requalifié en location vide, avec une durée de trois ans. ### 7. Se mettre en conformité avec la facturation électronique Information au 18 septembre 2026, à revérifier sur impots.gouv.fr : depuis le **1er septembre 2026**, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit être en mesure de **recevoir** des factures électroniques. L'obligation d'**émettre** s'applique aux grandes entreprises et aux ETI ; pour les PME, TPE et micro-entreprises, elle est fixée au **1er septembre 2027**. Points à retenir : - Un PDF envoyé par courriel **n'est pas** une facture électronique au sens de la réforme. Le format doit être structuré (Factur-X, UBL ou CII) et transiter par une **plateforme agréée** (anciennement « plateforme de dématérialisation partenaire »). - Le SIREN du client devient une donnée structurante : c'est par l'annuaire central que la facture trouve la plateforme du destinataire. - Nouvelles mentions obligatoires sur la facture, dont le SIREN du client et la nature de l'opération. Piège principal : croire que l'échéance de 2027 laisse un an de répit. Si un fournisseur émet déjà par plateforme et que le destinataire n'y est pas raccordé, la facture n'arrive pas. ## Ce que ce skill ne fait pas - Il ne donne pas de consultation juridique personnalisée et ne remplace pas un avocat, un expert-comptable ou un commissaire aux comptes. - Il ne remplit pas de formulaire avec des données réelles à la place de l'utilisateur. - Il ne garantit pas l'acceptation d'un dossier par une administration. - Il ne couvre que le droit français et n'est pas transposable à un autre pays. ## Origine Skill maintenu par [Chipie Studio](https://www.chipiestudio.com), qui publie des documents professionnels français prêts à remplir. Rédigé nativement en français, pas traduit. Corrections et ajouts bienvenus par *issue* ou *pull request*.