--- name: email-akten-zuordnung description: "Ordnet eingehende E-Mails (EML-Dateien oder M365-Metadaten via kontext-sync) Akten zu, priorisiert (inkl. Fristverdacht) und schlägt Ablage in der e-Akte vor. Triggert bei E-Mail-Triage, Posteingang zuordnen, e-Akte-Ablage, Mail-Priorisierung." status: beta welle: 3 bereich: post-akte rdg_einordnung: "Organisatorische Posteingangs-Sortierung als Vorschlag (Aktenzeichen-/Parteiname-Abgleich, Prioritäts-Regel); keine inhaltliche Bearbeitung der Korrespondenz, keine Fristberechnung." daten_hinweis: "E-Mail-Metadaten und -Auszüge sind Mandatsdaten — § 203 StGB / DSGVO beachten, DSGVO-/BRAO-konformer Modellzugang. PII-Minimierung: der Report enthält nie den vollen Mail-Text, nur Metadaten (Absender, Betreff, Datum) plus einen Textauszug von max. 500 Zeichen; Mail-Volltexte bleiben im Ursprungssystem (Mailserver/EML-Archiv/M365)." haftung: "Zuordnungs-, Prioritäts- und Ablage-Vorschläge sind zu bestätigen und werden nie automatisch ausgeführt. Fristverdacht ist ein Hinweis, keine Fristberechnung — fristauslösende Post ist zwingend gesondert der Fristenkontrolle (Skill `fristenrechner`) zuzuführen. Mehrdeutige/widersprüchliche Zuordnungen gehen immer als Rückfrage an die Kanzlei, nie als automatische Entscheidung." kontext_reads: - mandate/*.md - kontakte.md kontext_writes: - posteingang/* - mandate/*.md --- # email-akten-zuordnung > **Status: `beta`** — automatisierte Tests laufen grün in CI (`tests/`): > EML-Parsing (RFC-2047-Umlaut-Header, fehlende Felder), Az-Stufe Z0, > Parteien-Stufen Z1–Z4 inkl. eines echten False-Positive-/Mehrdeutigkeits- > Grenzfalls, `kein_treffer`-Lücke, Fristverdacht-Wortliste, Slug-/ > Dateinamen-Regel, Kommunikations-Zeilen-Format, PII-Grenze > (Body-Truncation), CLI-Fehler (Exit 2), Beispiel-Sync. Noch **nicht** > händisch abgenommen — `status: getestet` vergibt erst der Maintainer nach > eigener Prüfung (Reifegrad-Leiter, CONVENTIONS.md). ## Zweck Ordnet eingehende E-Mails (EML-Dateien oder gleichwertige Metadaten aus dem kontext-sync/M365-Weg) den Mandaten aus `kontext/mandate/*.md` zu, priorisiert sie (inkl. regelbasiertem Fristverdacht) und schlägt eine Ablage in `posteingang/` samt der fertigen Kommunikations-Zeile fürs Mandat vor — Datei/Metadaten rein, Vorschlags-Report raus, **keine automatische Ablage**. Dies ist der erste Skill, der den Kontext-Layer ([`core/context/`](../../core/context/README.md), D11/D19) tatsächlich konsumiert (`lese_mandate()`). Die zugrundeliegende Zuordnungs-Bibliothek [`core/calc/zuordnung/`](../../core/calc/zuordnung/) ist bewusst klein und wiederverwendbar gehalten — Skill #14 `posteingang-ocr-verteilung` (Welle 4) nutzt sie später für den Abgleich von gescannter Papierpost. ## Eingaben (Datei-Kontrakt, P2) | Eingabe | Pflicht | Format | Beschreibung | |---|---|---|---| | E-Mail(s) | ja, genau ein Weg | `--eml ` (`.eml`, Python-stdlib `email`-Parsing) **oder** `--input ` (JSON-Array, kontext-sync/M365-Weg) | Vollständiger Kontrakt: [`schema/README.md`](schema/README.md). | | `kontext/`-Verzeichnis | ja (`--kontext`) | Verzeichnis nach [`core/context/README.md`](../../core/context/README.md) | Mandate (`az`, `mandant`, `gegenseite`) werden über `lese_mandate()` eingelesen. | | Fuzzy-Schwelle | nein (`--schwelle-moeglich`) | Float, Default `0.85` | Wie `interessenkollision-check`, dort begründet. | Alle Eingaben werden nur **gelesen** — keine Kopie, kein Netzwerkzugriff, keine Persistierung durch den Executor selbst. ## Ablauf 1. **Claude beschafft die E-Mail(s)** — entweder als `.eml`-Datei(en) oder, wenn Kanzlei-Post bereits über [`kontext-sync`](../kontext-sync/SKILL.md) (M365-MCP-Konnektor) angebunden ist, als Metadaten-JSON nach dem Kontrakt in [`schema/README.md`](schema/README.md). Es wird nie ein Absender, Betreff oder Textinhalt erfunden — fehlt ein Feld im Quellmaterial, bleibt es leer/`null`. 2. **Claude ruft den Executor auf** (kein eigenes Namens-/Az-Abgleichen durch das Modell): ```bash python3 ${CLAUDE_PLUGIN_ROOT}/skills/email-akten-zuordnung/executor.py \ --eml \ --kontext \ [--output ] \ [--schwelle-moeglich ] # oder, für den kontext-sync/M365-Weg: python3 ${CLAUDE_PLUGIN_ROOT}/skills/email-akten-zuordnung/executor.py \ --input --kontext ``` 3. **Der Executor entscheidet deterministisch** (P3, Deterministik-Grenze): Zuordnungs-Kandidaten je Mandat (Stufen Z0–Z4), `fristverdacht`, `prioritaet` und den `ablage_vorschlag` (Dateiname + Kommunikations-Zeile) — vollständige Definition in [`schema/README.md`](schema/README.md). Claude liest ausschließlich den JSON-Report und übernimmt alle Felder unverändert; es vergibt selbst nie eine Stufe, Priorität oder einen Dateinamen. 4. **Claude präsentiert je E-Mail eine Tabelle** (nie automatisch ablegen): - Absender, Betreff, Datum; - Zuordnungs-Kandidat(en) — Az, Stufe/Kategorie (✅ `treffer` / ⚠️ `moeglicher_treffer`), Begründung; bei **mehr als einem Kandidaten** oder ausschließlich `moeglicher_treffer`-Kandidaten: **immer** als Rückfrage an die Kanzlei formulieren, welches Mandat zutrifft — nie automatisch das erste/beste wählen (siehe das dokumentierte Mehrdeutigkeits-Beispiel in [`schema/README.md`](schema/README.md#beispiel-emls-in-diesem-ordner-fiktiv-exampledomains)); - bei `kein_treffer`: explizit als Lücke ausweisen und nach dem zuständigen Mandat fragen — nie raten; - `prioritaet` (hoch/normal); bei `fristverdacht: true` **immer** den Hinweis wiedergeben, dass diese Post gesondert der Fristenkontrolle (`fristenrechner`, Zweitkontrolle) zuzuführen ist — ohne selbst eine Frist zu berechnen oder ein Normzitat anzubringen; - den `ablage_vorschlag` (Ziel-Dateiname, Kommunikations-Zeile); fehlt ein auswertbares Datum (`ablage_vorschlag.moeglich: false`), das als Lücke benennen und um das Datum bitten. 5. **Erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch die Kanzlei** legt Claude ab: - die E-Mail-Datei nach `kontext/posteingang/` (aus `ablage_vorschlag.dateiname`); - die `kommunikations_zeile` an den `## Kommunikation`-Abschnitt des bestätigten `kontext/mandate/.md` anhängen (Format siehe [`core/context/README.md`](../../core/context/README.md)). Ohne Bestätigung passiert nichts — der Report ist ein Vorschlag, keine Ausführung. 6. Bei Exit-Code 2 (Eingabefehler: Datei/Verzeichnis fehlt, kein `.eml` im Verzeichnis, kaputtes JSON, ungültiges Datum im `--input`-JSON, `kontext/` fehlt, Schwelle außerhalb `[0.0, 1.0]`) gibt Claude die Fehlermeldung wieder und fragt nach bzw. korrigiert die Eingabe — es rät kein Ergebnis. ## Output-Format JSON-Report nach [`schema/README.md`](schema/README.md#ausgabe-json-report), Beispiel: [`schema/beispiel-report.json`](schema/beispiel-report.json) (tatsächlich vom Executor erzeugt aus den vier Beispiel-EMLs in `schema/` gegen [`core/context/beispiel-kontext/`](../../core/context/beispiel-kontext/)). Jede Stufe/Priorität/jeder Dateiname im Report stammt aus `executor.py`, nie vom Modell (P3). ## Beispiel Eingabe: [`schema/beispiel-az-im-betreff.eml`](schema/beispiel-az-im-betreff.eml) gegen [`core/context/beispiel-kontext/`](../../core/context/beispiel-kontext/) (Mandat `2026-001`, Az im Betreff erwähnt). Von Claude präsentiertes Ergebnis (aus dem Report übernommen): | Absender | Betreff | Datum | Kandidat | Priorität | Ablage-Vorschlag | |---|---|---|---|---|---| | Kanzlei Beispiel | Fristsetzung in unserer Sache, Az. 2026-001 | 2026-06-20 | ✅ **2026-001** (Z0, Az wörtlich im Betreff) | **hoch** (Fristverdacht: "Frist") | `posteingang/2026-06-20-fristsetzung-in-unserer-sache-az-2026-001.eml` | **Hinweis zum Fristverdacht:** Signalwort "Frist" erkannt — diese Post ist gesondert der Fristenkontrolle (`fristenrechner`, Zweitkontrolle) zuzuführen. Dies ist **keine** Fristberechnung. **Mehrdeutigkeits-Beispiel** (siehe [`beispiel-fristverdacht.eml`](schema/beispiel-fristverdacht.eml)): Der Absender "Zweite Beispiel KG" trifft sowohl auf Mandat `2026-002` (eigener Mandantenname) als auch — über das gemeinsame Wort "Beispiel" — auf Mandat `2026-001` (`mandant: "Beispiel GmbH"`). In diesem Fall stellt Claude die Frage "Az. 2026-001 oder 2026-002 — welches Mandat ist gemeint?" statt automatisch eines der beiden zu wählen. ## Bewusste Grenzen (Kurzfassung, vollständig in schema/README.md) - Z1/Z2 (Parteiname als Phrase/Token-Menge) können bei kurzen/häufigen Namensbestandteilen mehrdeutig treffen (siehe Mehrdeutigkeits-Beispiel oben) — deshalb ist **mehr als ein Kandidat immer eine Rückfrage**, nie eine automatische Wahl. - Kein Abgleich gegen die Absender-**Adresse** (nur Namensfelder), kein Az-Abgleich im Absendernamen (nur Betreff/Textauszug). - Kölner Phonetik ist für deutsche Lautung entwickelt. - `kein_treffer` ist kein Freibrief: Schreibweisen-/Bezugslücken jenseits der Z0–Z4-Stufen bleiben möglich. - `kontakte.md` fließt aktuell nicht in die Zuordnung ein — nur `mandant`/`gegenseite` aus den Mandats-Frontmatters.