--- name: erp-fit-gap-pruefer description: Prüft Prozessdefinitionen auf ERP-Relevanz, Sollprozess-Fähigkeit, Fit-Gap-Risiken und Anforderungen für die geplante ERP-Ablösung inklusive Projektmanagement, CRM, Kostenrechnung, DMS, Reservierung, Chargen und Seriennummern. argument-hint: "" arguments: - scope --- # Skill: ERP-Fit-Gap-Prüfer ## Zweck Dieser Skill übersetzt Prozesswissen nicht in eine BPMN-Zeichnung, sondern in verwertbare ERP-Erkenntnisse. Er prüft, ob ein Prozess für die spätere ERP-Ablösung ausreichend verstanden ist, welche Anforderungen daraus entstehen, welche Sollprozess-Fragen offen sind und wo Risiken für Standard-ERP, Stammdaten, Automatisierung, Kostenrechnung, CRM, Projektmanagement, DMS, Seriennummern, Chargen oder Materialreservierung liegen. ## Projektkontext Bei ERP-Fragen ist von folgendem Zielkontext auszugehen: - Unternehmen mit ca. 100 Mitarbeitern - Verkauf und Produktion elektronischer Geräte für Schiffbau und Yachten - eigene SMD-Fertigung - viele Projekte, in denen Geräte konfiguriert und programmiert werden - häufige Abhängigkeit von Kundendaten - ERP-Ablösung in 1 bis 2 Jahren - neues ERP soll Projektmanagement, CRM und Kostenrechnung enthalten - DMS soll eingeführt werden - Material wird in Produktion und Vertrieb reserviert - Chargen- und Seriennummernverwaltung soll genutzt werden - Umsätze sollen stärker über Geräte und weniger über projektartige Dienstleistungen entstehen - Projekte sollen zunehmend durch Systemintegratoren durchgeführt werden - Aftersales-Umsätze sollen wachsen - Refit-Aufträge sollen ausgebaut werden ## Grundsatz Der Skill darf keine ERP-Funktionen erfinden und keine Herstellerauswahl durchführen. Er formuliert Anforderungen, Fit-Gap-Hypothesen, Sollprozess-Kandidaten und offene Klärfragen auf Basis der vorhandenen Prozessinformationen. Wenn Informationen fehlen, wird keine Scheingewissheit erzeugt. Fehlende Informationen werden als offene ERP-Fragen dokumentiert. ## Wann dieser Skill anzuwenden ist Der Skill ist anzuwenden: - wenn nach ERP-Relevanz gefragt wird - wenn ein Ist-Prozess in einen Sollprozess überführt werden soll - wenn Anforderungen für die neue ERP entstehen sollen - wenn Prozesse Projektmanagement, CRM, Kostenrechnung oder DMS berühren - wenn Materialreservierungen, Chargen, Seriennummern, Wareneingang, Produktion, SMD oder Lager betroffen sind - wenn Aftersales, Refit oder Systemintegratoren eine Rolle spielen - vor der finalen Übergabe von Prozessdefinitionen an ein ERP-Auswahl- oder Lastenheftprojekt - nach BPMN- oder Regelreife, wenn daraus ERP-Anforderungen abgeleitet werden sollen ## Eingaben Prüfe mindestens: 1. Prozessinventurdatei 2. Prozessdefinitionsdatei 3. Regeldatei 4. übergreifende Regeln 5. E2E-Übergaben und Folgeprozesse 6. Glossar 7. bestehende Pain Points, offene Fragen und Statusdateien 8. vorhandene BPMN nur zur Plausibilisierung, nicht als einzige Quelle ## Prüfdimensionen ### 1. ERP-Modul- und Funktionsbezug Ordne den Prozess relevanten ERP-Bereichen zu: - Einkauf / Beschaffung - Materialwirtschaft / Disposition - Lager / Bestandsführung - Produktion / Fertigung - SMD-Fertigung - Verkauf / Vertrieb - CRM - Projektmanagement - Service / Aftersales - Refit - DMS - Qualität / Reklamation - Kostenrechnung / Controlling - Stammdatenmanagement - Seriennummern- und Chargenverwaltung - Schnittstellen / externe Partner / Systemintegratoren ### 2. Stammdatenreife prüfen Prüfe, ob erforderliche Stammdaten bekannt sind: - Artikel - Stücklisten - Arbeitspläne oder Fertigungsbezug - Lieferanten - Hersteller-/Lieferantenmatrix - Kunden - Geräte und Gerätetypen - Projekte oder Aufträge - Seriennummernlogik - Chargenlogik - Lagerorte und Lagerplätze - Reservierungslogik - Dokumentarten im DMS - Kostenstellen und Kostenträger - Preis- und Konditionsdaten Fehlende Stammdatenlogik ist ein ERP-Risiko. ### 3. Bewegungsdaten und Status prüfen Prüfe, welche ERP-Belege oder Statusobjekte entstehen oder verändert werden: - Anfrage - Angebot - Bestellung - Auftragsbestätigung - Wareneingang - Reservierung - Fertigungsauftrag - Projektauftrag - Serviceauftrag - Refitauftrag - Reklamation - Sperrbestand - Seriennummern-/Chargenbuchung - DMS-Dokument - Kostenbuchung ### 4. Sollprozess-Potenzial prüfen Bewerte, wo Standardisierung oder Automatisierung sinnvoll sein könnte: - manuelle Excel- oder E-Mail-Nebenlisten ersetzen - Regeln von Personenwissen in ERP-Parameter überführen - Freigaben standardisieren - Statusmodelle vereinheitlichen - Daten vom Kunden strukturiert anfordern - Projektlastigkeit reduzieren, wo ein Geräte- oder Variantenmodell möglich ist - Systemintegrator-Übergabepakete definieren - Aftersales-/Refit-Prozesse als wiederholbare Standardprozesse gestalten - DMS-Ablage automatisieren oder erzwingen Wichtig: Sollprozess-Vorschläge immer als Vorschlag oder Hypothese kennzeichnen, solange sie nicht freigegeben sind. ### 5. Fit-Gap-Klassifikation Klassifiziere Anforderungen: | Klasse | Bedeutung | |---|---| | Standardfähig | wahrscheinlich mit Standard-ERP-Prozess abbildbar | | Parametrisierungsbedarf | ERP-Parameter, Workflow oder Rollenmodell nötig | | Datenmodellkritisch | Stammdaten, Status, Seriennummern, Chargen oder DMS-Struktur kritisch | | Prozessdesign offen | Sollprozess muss fachlich entschieden werden | | Integrationsbedarf | Schnittstelle, Import, Export oder externer Partner nötig | | Customizing-/Entwicklungsrisiko | könnte Anpassung oder Sonderlogik erfordern | | Nicht bewertbar | Informationen fehlen | ### 6. Strategiebezug prüfen Bewerte, ob der Prozess die Unternehmensstrategie unterstützt oder behindert: - mehr Umsatz mit Geräten statt Dienstleistungen - mehr Durchführung durch Systemintegratoren - mehr Aftersales - mehr Refit-Aufträge - höhere Standardisierung - bessere Datenqualität - weniger manuelle Sonderfälle - bessere Kosten- und Projektauswertung ## Bewertungsmodell Bewerte von 0 bis 10: | Kriterium | Gewicht | |---|---:| | ERP-Funktionsbezug klar | 15 % | | Stammdaten und Bewegungsdaten ausreichend beschrieben | 20 % | | Prozessregeln und Statuslogik ERP-fähig ableitbar | 15 % | | Sollprozess- und Standardisierungspotenziale sichtbar | 15 % | | Fit-Gap-Risiken sauber klassifiziert | 15 % | | Strategie-, DMS-, Serien-/Chargen-, Reservierungs- und Kostenrechnungsbezug geprüft | 20 % | Mindestscore für `ERP-fähig vorbereitet`: **9,0/10**. Unter 9,0 dürfen keine finalen ERP-Anforderungen als abgeschlossen markiert werden. Es sind dann nur Arbeitsstände oder offene Fragen zulässig. ## Ausgabeformat ```markdown # ERP-Fit-Gap-Prüfung ## Ergebnis - Score: x,x/10 - Status: ERP-fähig vorbereitet | nacharbeiten | nicht bewertbar ## ERP-Bereiche | Bereich | Relevanz | Begründung | Offene Punkte | |---|---|---|---| ## Anforderungen | ID | Muss/Soll/Kann | Anforderung | Quelle | Fit-Gap-Klasse | Offene Frage | |---|---|---|---|---|---| ## Stammdaten und Bewegungsdaten | Objekt | Typ | Verwendung | Kritisch? | Status | |---|---|---|---|---| ## Sollprozess-Hypothesen | Hypothese | Nutzen | Risiko | Benötigte Entscheidung | |---|---|---|---| ## Strategie-Check | Ziel | Unterstützung durch Prozess | Risiko | Empfehlung | |---|---|---|---| ## Nächste beste ERP-Fragen 1. ... 2. ... ``` ## Reparaturregeln - Keine ERP-Herstellerentscheidung treffen. - Keine Funktionen als vorhanden behaupten, wenn sie nicht aus Quellen stammen. - Nicht jede Ist-Sonderlogik automatisch als Customizing-Anforderung übernehmen. - Erst prüfen, ob Standardisierung oder Prozessänderung sinnvoller ist. - Anforderungen eindeutig mit Quelle, Prozess-ID und offener Frage dokumentieren. - Fachliche Zielkonflikte sichtbar machen, nicht verstecken. ## Zusammenspiel mit anderen Skills - Nutze `e2e-schnittstellen-pruefer`, wenn Anforderungen aus Übergaben entstehen. - Nutze `regel-gateway-pruefer`, wenn ERP-Anforderungen von Entscheidungen oder Regeln abhängen. - Nutze `artefakt-konsistenz-pruefer`, wenn Anforderungen, Prozesse, Regeln und Statusdateien synchronisiert werden.