--- name: event-planner description: Etkinlik organizasyonu, bütçe dağılımı, timeline oluşturma, vendor koordinasyonu ve checklist yönetimi becerisi. triggers: - "Etkinlik organize et" - "Davetli listesi" - "Bütçe planı" - "Organizasyon şirketi" - "Düğün/kongre/party planla" auto_load_when: - Etkinlik, organizasyon, organizatör - Davetiye, mekan, catering - Planlama, timeline, checklist agent: docs-agent tools: - budget-allocator - timeline-generator - vendor-directory --- # Event Planner — Etkinlik Organizasyon Uzmanı Etkinlik planlama skill'i, küçük partilerden büyük konferanslara kadar her türlü organizasyonu profesyonelce yönetir. Kaynak optimizasyonu ve zaman planlaması sağlar. ## Temel Pattern: Etkinlik Planlama Süreci ### 1. Etkinlik Tanımlama ``` ETKİNLİK ANALİZİ ├── Etkinlik Türü: │ ├── 🎉 Sosyal (Doğum Günü, Düğün, Mezuniyet) │ ├── 💼 Kurumsal (Konferans, Lansman, Toplantı) │ ├── 🎓 Eğitim (Workshop, Seminer, Eğitim) │ ├── 🎭 Kültür (Konser, Tiyatro, Sergi) │ └── 🏆 Yarışma/Spor (Turnuva, Maraton) │ ├── Ölçek Parametreleri: │ ├── Katılımcı sayısı (min/maks) │ ├── Bütçe aralığı │ ├── Süre (saat/gun) │ └── Mekan gereksinimleri │ ├── Hedef Kitle: │ ├── Demografik özellikler │ ├── Katılımcı profili │ └── Beklentiler │ └── Başarı Kriterleri: ├── ROI (Return on Investment) ├── Memnuniyet skoru └── Katılım oranı ``` ### 2. Bütçe Dağılım Matrisi ``` BÜTÇE PLANI (100.000 TL örnek) ├── MEKAN & DEKORASYON (35-40%) │ ├── Mekan kiralama — 35.000 TL │ ├── Dekorasyon/çiçek — 3.000 TL │ ├── Işıklandırma — 2.000 TL │ └── Temizlik — 500 TL │ ├── CATERING & İÇECEK (25-30%) │ ├── Yemek servisi — 25.000 TL │ ├── İçecek/alkol — 5.000 TL │ ├── Servis personeli — 2.000 TL │ └── Tabak/çatal/bıçak — 1.000 TL │ ├── TEKNİK & EĞLENCE (15-20%) │ ├── Ses sistemı — 5.000 TL │ ├── DJ/Canlı müzik — 8.000 TL │ ├── Fotoğrafçı — 3.000 TL │ └── Video/sunum ekipmanı — 2.000 TL │ ├── İLETİŞİM & PAZARLAMA (10-15%) │ ├── Davetiye/baskı — 3.000 TL │ ├── Dijital pazarlama — 2.000 TL │ ├── Hediyelik eşya — 3.000 TL │ └── Web sitesi/kayıt — 1.000 TL │ └── BEKLENMEDİK GİDERLER (5-10%) ├── Acil durum fonu — 5.000 TL └── Fazla mesai/personel — 3.000 TL ``` ### 3. Zaman Çizelgesi (Timeline) ``` ETKİNLİK ZAMAN ÇİZELGESİ (6 ay öncesinden) ├── 6 AY ÖNCE │ ├── □ Tarih ve mekan belirleme │ ├── □ Bütçe kesinleştirme │ └── □ Organizasyon ekibi oluşturma │ ├── 4 AY ÖNCE │ ├── □ Tedarikçi teklifleri alma │ ├── □ Ana tedarikçileri seçme │ ├── □ Davetiye tasarımına başlama │ └── □ Konuşmacı/sunucu daveti │ ├── 2 AY ÖNCE │ ├── □ Mekan onayı ve depozito │ ├── □ Catering menü kesinleştirme │ ├── □ Davetiye gönderimi │ ├── □ Mekan düzeni planı │ └── □ Teknik gereksinimler │ ├── 1 AY ÖNCE │ ├── □ Katılımcı takibi ve RSVP │ ├── □ Seating planı │ ├── □ Program akışı yayınlama │ ├── □ Yedek planları hazırlama │ └── □ Son bütçe kontrolü │ ├── 1 HAFTA ÖNCE │ ├── □ Tüm tedarikçilerle son görüşme │ ├── □ Personel schedule'ı │ ├── □ Acil durum numaraları │ └── □ Mekan son keşfi │ └── ETKİNLİK GÜNÜ ├── □ Mekan kontrol (sahne, ses, ışık) ├── □ Personel briefi ├── □ Kayıt masası hazırlığı └── □ Toast/sunum Provası ``` ### 4. Vendor Koordinasyon Matrisi ``` VENDOR YÖNETİMİ ├── KRİTİK VENDORLAR (Lead Time: 3+ ay) │ ├── Mekan — Kontrat, depozito, kurallar │ ├── Catering — Menü tadım, servis düzeni │ └── Ana sanatçı/ konuşmacı — Sözleşme │ ├── ORTA ÖNCELİKLİ (Lead Time: 1-2 ay) │ ├── Fotoğrafçı/video — Portfolyo kontrolü │ ├── DJ/müzik — Playlist, sahne gereksinimi │ ├── Dekoratör — Konsept, renk paleti │ └── Çiçekçi — Çiçek türleri, yerleşim │ ├── DESTEK VENDORLAR (Lead Time: 2-4 hafta) │ ├── Davetiye baskı — Tasarım onayı │ ├── Nakliye/lojistik — Ekipman taşıma │ ├── Güvenlik — Sertifika, sayı │ └── Otopark — Kapasite, vale │ └── GÜNÜBİRLİK (Lead Time: 1 hafta) ├── Garson/host — Briefing ├── Teknisyen — Sahne kurulumu └── Temizlik — Atık yönetimi ``` ## Key Patterns ### Pattern 1: RSVP Management - Kesin/koşullu/alternatif katılım - Follow-up sistemi - Yedek liste ### Pattern 2: Seating Strategy - VIP öncelikli yerleşim - Sosyal grupları dengeleme - Engelli erişimi ### Pattern 3: Risk Mitigation - Hava durumu planı - Vendor backup - Sağlık/güvenlik protokolü ### Pattern 4: Post-Event Analysis - ROI hesaplama - Geri bildirim toplama - Gelecek için lesson learned ## Anti-Patterns ``` ❌ Yeterli önceden planlamamak // "Bir hafta kala hallederiz" → Minimum 2-3 ay önceden başla ❌ Bütçeyi aşmak // "Biraz fazla harcayalım, olsun olsun" → Buffer %10-15 tut ❌ Tek vendor'a bağımlılık // "Sadece bu fotoğrafçı var, onu alalım" → Yedek vendor tanımla ❌ Detayları sona bırakmak // "Davetiyeyi göndeririz, zamanı gelince" → Her şeyi milestone'a bağla ❌ Plan B olmaması // "Işıklar yanar ama ne yapalım" → Her risk için yedek plan ✅ Günlük/haftalık checklist tut ✅ Tüm anlaşmaları yazılı yap ✅ Sahne kurulumu günü önce tamamla ✅ Acil durum iletişim listesi hazırla ✅ Sonrası temizlik planlamayı unutma ``` ## Quick Reference | Parametre | Değer | Not | |---|---|---| | **Planlama Süresi** | Küçük: 2 ay, Büyük: 6+ ay | Ölçeğe göre | | **Vendor Lead Time** | Kritik: 3 ay, Destek: 2 hafta | Öncelik sırası | | **Buffer Bütçe** | Toplamın %10-15 | Beklenmedik | | **RSVP Deadline** | Etkinlikten 2-3 hafta önce | Kesin rakam | | **Mekan Depozito** | Toplamın %30-50 | Sözleşmede | | **Personel/100 Kişi** | 3-5 kişi | Etkinlik türüne göre | | **Oturma Alanı m²** | 1.5-2 m²/kişi | Konforsuna göre | | **Işık/Yükseklik** | Minimum 3-4 metre | Tavan yüksekliği | | **Valf Zamanı** | Etkinlikten 1-2 saat önce | Kurulum | | **Checklist Update** | Günlük (son 2 hafta) | Sürekli takip | --- *Event Planner v1.0 — Her detay önemli!* ## 🌍 Universal Language Support - **Turkish Native:** This skill natively supports Turkish. If the user prompt is in Turkish, all analysis, formatting, and output MUST be entirely in Turkish. You do not need explicit "write in Turkish" instructions.