--- name: jdg-ryczalt-ewidencja description: Prowadzenie ewidencji przychodów na ryczałcie ewidencjonowanym — co i kiedy zapisać, moment powstania przychodu, zaliczki i przedpłaty, faktury w walucie obcej i kurs NBP, korekty i faktury korygujące, wykaz środków trwałych i WNiP, przechowywanie dokumentacji, kasa fiskalna. Użyj przy pytaniach "jak zaksięgować", "kiedy powstaje przychód", "jak ująć zaliczkę / korektę / fakturę w euro", "co muszę prowadzić na ryczałcie". license: MIT compatibility: Dotyczy polskich przepisów podatkowo-składkowych w brzmieniu na rok 2026. Zgodny ze standardem Agent Skills — działa w dowolnym środowisku czytającym SKILL.md. Skille tego zestawu odwołują się do siebie nawzajem; zalecana instalacja całego kompletu. metadata: jezyk: pl jurysdykcja: PL rok-podatkowy: "2026" zakres: jdg-ryczalt status: eksperymentalny wersja: "0.4.0" repozytorium: https://github.com/everywebco/ksiegowosc-jdg-skills --- # Ewidencja przychodów na ryczałcie > ⚠️ **Projekt eksperymentalny.** To nie jest porada podatkowa ani prawna. Autorzy nie ponoszą > żadnej odpowiedzialności za skutki użycia. Weryfikuj u księgowego lub doradcy podatkowego. Na ryczałcie **nie prowadzisz KPiR i nie rozliczasz kosztów**. Podstawą rozliczenia jest **ewidencja przychodów**, prowadzona odrębnie za każdy rok podatkowy. ## Co masz obowiązek prowadzić | Dokumentacja | Kiedy obowiązkowa | | --- | --- | | **Ewidencja przychodów** | zawsze | | **Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych** | gdy posiadasz takie składniki | | Ewidencja sprzedaży VAT / JPK_V7 | gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT — patrz `jdg-vat` | | Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej | gdy nie masz kasy fiskalnej i sprzedajesz bez faktur | | Karty przychodów pracowników | gdy zatrudniasz | | Dokumenty potwierdzające przychody (faktury, rachunki, raporty fiskalne, dowody zapłaty) | zawsze | **Ewidencja wyposażenia nie jest już wymagana** (obowiązek zniesiony od 2020 r.). Koszty na ryczałcie nie wpływają na podatek, ale **nie znaczy to, że możesz nie mieć dokumentów zakupowych** — są potrzebne do VAT, do wykazu środków trwałych, do udowodnienia prawa własności i przy ewentualnej zmianie formy opodatkowania. ## Ewidencja przychodów — jak wygląda Minimalny zestaw kolumn (wzór wynika z rozporządzenia MF): 1. Liczba porządkowa 2. Data wpisu 3. Data uzyskania przychodu 4. Numer dowodu (faktury, raportu fiskalnego) 5. **Kwoty przychodu w podziale na stawki** — osobna kolumna dla każdej stawki ryczałtu, z której korzystasz 6. Razem przychód 7. Uwagi Zasady formalne: - Prowadzona **rzetelnie i niewadliwie**, chronologicznie. - Zapisu dokonujesz **najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni**. - Forma papierowa (zbroszurowana, karty ponumerowane) albo elektroniczna — przy elektronicznej musisz mieć instrukcję obsługi programu, zapewnić wgląd i możliwość wydruku oraz przechowywać dane na nośniku chronionym przed zniszczeniem. - Ewidencję możesz prowadzić samodzielnie lub powierzyć biuru rachunkowemu — powierzenie **zgłasza się naczelnikowi US w ciągu 7 dni** (wskazanie nazwy i adresu biura oraz miejsca przechowywania). **Podział na stawki jest kluczowy** — bez niego przy działalności mieszanej grozi opodatkowanie całości według stawki najwyższej. Patrz `jdg-ryczalt-stawka`. ## Moment powstania przychodu Zasada ogólna (art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, stosowany do ryczałtu): przychód powstaje w dniu **wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi** (w tym częściowego wykonania), **nie później niż w dniu**: - wystawienia faktury, albo - uregulowania należności — **którekolwiek z tych zdarzeń nastąpi najwcześniej**. Praktycznie: dla usługi wykonanej 28 września, zafakturowanej 3 października i zapłaconej 10 października — przychód powstaje **28 września**. Data zapłaty najczęściej **nie ma znaczenia**. Przypadki szczególne: | Sytuacja | Moment przychodu | | --- | --- | | Usługa rozliczana w okresach rozliczeniowych (abonament, retainer) | ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na fakturze, nie rzadziej niż raz w roku | | Media (energia, gaz, woda) | ostatni dzień okresu rozliczeniowego | | **Zaliczka / przedpłata** na poczet przyszłej usługi | co do zasady **nie jest przychodem** w momencie otrzymania — przychód powstaje dopiero przy wykonaniu usługi. Wyjątek: zaliczka zaewidencjonowana na kasie fiskalnej | | Odsetki od firmowego rachunku | w dacie otrzymania (stawka 3%) | | Sprzedaż środka trwałego | zasady ogólne; stawka 3% (ruchomości) lub 10% (nieruchomości); dla samochodu — `jdg-samochod` | | Umorzone lub przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania | w dacie zdarzenia | Uwaga: zaliczka udokumentowana **fakturą zaliczkową** nadal nie tworzy przychodu w PIT (inaczej niż w VAT, gdzie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania płatności). To najczęstsze źródło rozjazdu między ewidencją przychodów a JPK_V7. ## Waluty obce Przychód w walucie obcej przeliczasz po **średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu** (a nie dzień zapłaty i nie dzień wystawienia faktury, jeżeli przychód powstał wcześniej). Różnice kursowe: dominuje stanowisko, że **ryczałtowiec nie ustala podatkowych różnic kursowych**, ponieważ mechanizm z art. 24c ustawy o PIT dotyczy dochodu, a ryczałt opodatkowuje przychód. Zagadnienie bywa jednak przedmiotem sporów — przy istotnych kwotach potwierdź interpretacją indywidualną. Nie przedstawiaj tej kwestii użytkownikowi jako pewnej. ## Korekty - **Faktura korygująca z przyczyn bieżących** (rabat, zwrot, obniżka ceny) — korygujesz przychód **w okresie, w którym wystawiono korektę**, bez cofania się. - **Korekta błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki** — korygujesz **wstecz**, w okresie pierwotnym; wiąże się to z korektą wpłaconego ryczałtu i odsetkami. - Korekta zmieniająca **stawkę** ryczałtu: popraw ewidencję, przelicz ryczałt za dotknięte miesiące, dopłać różnicę z odsetkami i skoryguj PIT-28, jeśli rok jest zamknięty. - Ulga na złe długi (wierzytelność niezapłacona 90 dni od terminu płatności) — patrz `jdg-ryczalt-podatek`. ## Wykaz środków trwałych i WNiP Obowiązkowy mimo braku amortyzacji podatkowej. Powinien zawierać m.in.: liczbę porządkową, datę nabycia i przyjęcia do używania, określenie dokumentu nabycia, nazwę składnika, symbol KŚT, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, datę likwidacji/zbycia i przyczynę. Po co, skoro nie amortyzujesz: - decyduje o skutkach **sprzedaży** składnika (stawka 3% / 10%), - ma znaczenie przy zmianie formy opodatkowania na skalę lub liniowy (amortyzacja od wartości początkowej, z uwzględnieniem okresu używania), - wpływa na korektę VAT przy zmianie przeznaczenia, - brak wykazu bywa kwestionowany jako wadliwość dokumentacji. ## Kasa fiskalna Wymagana przy sprzedaży na rzecz **osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych** po przekroczeniu rocznego limitu obrotu (kwota — `jdg-parametry`), liczonego proporcjonalnie przy starcie w trakcie roku. Część branż ma obowiązek **od pierwszej sprzedaży** (m.in. usługi fryzjerskie, kosmetyczne, gastronomia, naprawa pojazdów, doradztwo podatkowe, usługi prawnicze — lista w rozporządzeniu MF). Sprzedaż wyłącznie B2B (na faktury) kasy nie wymaga. ## Przechowywanie Ewidencję, wykaz i dowody przechowuj przez **5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku**. W praktyce dokumenty z rozliczenia za rok X trzymasz do końca roku X+6. ## Częste błędy - Księgowanie przychodu **w dacie zapłaty** zamiast w dacie wykonania usługi. - Ujmowanie zaliczek jako przychodu. - Brak podziału na stawki przy działalności mieszanej. - Przeliczanie waluty po kursie z dnia wpływu na konto. - Prowadzenie ewidencji „w Excelu bez zabezpieczeń" i brak wydruków/archiwum. - Pominięcie wykazu środków trwałych — z przekonaniem, że „na ryczałcie nie amortyzuję, więc nie muszę".