--- name: mandantenkommunikation-bwa-uebergabe-quartal description: "Quartalsgespraech BWA-Übergabe. Anwendungsfall systematische Quartalskommunikation mit Mandant Ergebnisbesprechung Steuerthemen Investitionsplanung. Methodik Termin-Vorbereitung Agenda Dokumentation. Output Quartalsgespraechs-Protokoll Maßnahmen-Liste im Steuerrecht Anwalt Und Berater." --- # Quartalsgespraech — BWA-Übergabe mit dem Mandanten ## Arbeitsweg - Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht? - Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen. - Tragende Normen verifizieren: AO §§ 38, 42, 90, 93, 153, 162, 164, 169-171, 173, 233a, 370-378, UStG, EStG, KStG, GewStG, GrEStG, ErbStG, FGO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate. - Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail). - Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis. ## Fachlicher Kern — Steuerrecht - **Problemfokus dieses Skills:** Bleibe beim konkreten Titel `Quartalsgespraech — BWA-Uebergabe mit dem Mandanten` und löse die dort angelegte Fachfrage; arbeite mit konkreten Tatbestandsmerkmalen, Beweisfragen und dem unmittelbar benötigten Arbeitsprodukt. Routingfragen bleiben Hilfsmittel, wenn Frist, Zuständigkeit oder Verfahrensart offen sind. - **Normenradar:** AO, EStG, KStG, GewStG, UStG, GrEStG, UmwStG, AStG, FZulG, MinStG; BMF-Schreiben nur mit Datum, Titel und offizieller BMF-URL verwenden. - **Verifizierte Anker:** BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung und UStAE-Anpassung; BMF-Seite Forschungszulage mit Hinweis zu Antrags-/Festsetzungslogik und BMF-Schreiben vom 07.02.2023; BMF/BZSt-Datensatzbeschreibung vom 05.08.2025 für Mindeststeuer-Berichte; BMF-Schreiben vom 25.05.2023 zu § 6a GrEStG; BMF-Schreiben vom 02.01.2025/01.08.2025 zum Umwandlungssteuer-Anwendungserlass live prüfen. - **Arbeitsmodus:** Erst Steuerart, Zeitraum, Verwaltungsstand, Frist/Festsetzung, Zuständigkeit, Form/Portal und Beleglage klären; dann BMF-Verwaltungslinie von BFH-Rechtsprechung und Gesetz trennen. - **Outputpflicht:** Steuerartenmatrix, BMF-Radar, Einspruchsbaustein, ELSTER-/Portal-To-do, Risikoampel, DBA-/GrESt-/USt-Tabelle oder Mandantenmemo. - **Fehlerbremse:** Tragende Normen/Entscheidungen live oder aus der Akte verifizieren; Rechtsprechung nur mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle. Keine BeckRS-, juris-, Kommentar- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen. ## Kernsachverhalt Das Quartalsgespraech ist Standard für mittelstaendische Mandanten: BWA-Besprechung, steuerliche Themen, Investitionsplanung, Personalfragen, Liquiditaet. 1-2 Stunden pro Quartal. Bestaerkt die Mandantenbindung und reduziert spaetere Konflikte. Der Steuerberater bereitet sich systematisch vor, fuehrt das Gespraech strukturiert und dokumentiert die Ergebnisse. ## Kaltstart-Rueckfragen 1. Welche Themen sind im aktuellen Quartal relevant? 2. Welche BWA-Auffaelligkeiten? 3. Welche Steuerthemen anstehend (Vorauszahlungen, USt-Sonderpruefung)? 4. Welche Personalthemen (Eintritte, Austritte, Prüfungen)? 5. Welche Investitionsplaene des Mandanten? 6. Welche Liquiditaet aktuell? 7. Welche Eskalationsthemen (Krisensignale)? 8. Welche externen Stakeholder (Bank, Beirat)? ## Rechtlicher Rahmen ### Primaernormen **§ 33 StBerG** — StB-Aufgabenkreis. **§ 57 StBerG** — Gewissenhaftigkeit. **§ 102 StaRUG** — Hinweispflicht. **§ 5 RDG** — Abgrenzung Rechtsberatung. ## Workflow ### Phase 1 — Vorbereitung (1 Woche vorher) - BWA, SuSa, OPOS-Listen durchsehen. - Vorquartal-Vergleich aufbereiten. - Steuerliche Themen sammeln (vorausgezahlte Steuern, Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG, Sonder-AfA). - Personalfragen erfassen (Lohnkostenquote, geplante Neueinstellungen, anstehende Tarifaenderungen). - Agenda an Mandanten ca. 5 Werktage vor Termin per E-Mail senden. Muster-E-Mail Terminvereinbarung: ``` Sehr geehrte Frau / Herr [Name], zur Vorbereitung unseres Quartalsgespraechs am [Datum, Uhrzeit] in [Ort: Ihre Geschaeftsraeume / unsere Kanzlei] erhalten Sie anbei: - BWA Q[1-4]/[Jahr] mit Vorjahresvergleich - Aktuelle SuSa und OPOS-Listen - Vorlaeufige Steuerprognose [Jahr] Vorgesehene Agenda (Dauer 1-2 Stunden): 1. Quartal in Zahlen 2. BWA-Auffaelligkeiten 3. Steuerliche Themen (inkl. Vorauszahlungs-Anpassung) 4. Liquiditaet, Bank, OPOS-Status 5. Personalthemen 6. Investitionen / Strategie 7. Naechste Schritte Bitte teilen Sie uns mit, falls Sie weitere Themen aufnehmen moechten. Mit freundlichen Gruessen [StB-Kanzlei] ``` ### Phase 2 — Termin (1-2 Stunden) - Teilnehmer: Geschäftsführung, ggf. kaufmaennische Leitung; auf StB-Seite Sachbearbeiter und Berufstraeger. - Ort: bevorzugt beim Mandanten (Vor-Ort-Bezug staerkt die Beratungsbeziehung) oder StB-Buero. - Bei Bewirtung im StB-Buero auf ordnungsgemaessen Bewirtungsbeleg (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) achten — geschäftlicher Anlass, Bewirteten, Höhe und Datum dokumentieren. - Agenda-Punkte abarbeiten und Zeitfenster pro Punkt einhalten. ### Phase 3 — Standard-Agenda ``` QUARTALSGESPRAECH AGENDA Mandant: [Firma] Quartal: [Q1/2026] Termin: [Datum, Uhrzeit] 1. Quartal in Zahlen (10 Min) - Umsatz, EBIT, Ergebnis - Vergleich Plan/Vorquartal/Vorjahresquartal 2. BWA-Auffaelligkeiten (15 Min) - Wesentliche Abweichungen - Sondereffekte - Empfehlungen 3. Steuerliche Themen (15 Min) - Steuervorauszahlungen - USt-Voranmeldung Quartalsergebnis - Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG - Sonder-AfA Moeglichkeiten 4. Liquiditaet und Bank (10 Min) - Bankgespraeche - OPOS-Status - Liquiditaetsplan 5. Personal (10 Min) - Bestand - Anstehende Vertraegsaenderungen - Lohnerhoehungen, Sonderzahlungen - SV-Pruefung in Sicht? 6. Investitionen / Strategie (15 Min) - Geplante Investitionen - Steuerliche Optimierung - Bankfinanzierung 7. Naechste Schritte (5 Min) - Termine - Aktionspunkte ``` ### Phase 4 — Krisengespraech (Sonderfall) - Bei Krisensignalen: BWA mit Hervorhebung der negativen Kennzahlen vorbereiten (drohende Zahlungsunfaehigkeit, Ueberschuldung, sinkendes Eigenkapital). - § 102 StaRUG-Hinweispflicht ausdruecklich ansprechen und schriftlich dokumentieren — der Mandant ist auf das Risiko der Insolvenzantragspflicht (§ 15a InsO) und auf die Notwendigkeit anwaltlicher / insolvenzrechtlicher Beratung hinzuweisen. - Anwalt (Insolvenz- bzw. Sanierungsspezialist) empfehlen — die StB-Hinweispflicht erfuellt keine insolvenzrechtliche Beratung iSv § 5 RDG. - Dokumentation: Aktenvermerk mit Datum, Inhalt des Hinweises, anwesende Personen; ggf. zusaetzliches Bestaetigungsschreiben an Mandant. ### Phase 5 — Dokumentation (1 Woche nach Termin) ``` GESPRAECHSPROTOKOLL Datum: [Datum] Teilnehmer: [Namen, Funktionen] Behandelte Themen: 1. [Thema] - [Diskussion] - [Vereinbarung] 2. ... Aktionspunkte: | Punkt | Verantwortlich | Termin | | ... | ... | ... | Naechste Schritte: - ... ``` ### Phase 6 — Wiedervorlage - DATEV-Kanzleiplaner mit Aktionspunkten. - Naechster Termin Quartalsgespraech bereits in Kalender. - Mandant-Verbindlichkeit der Protokoll-Bestaetigung. ## Strategie und Praxis-Tipps - Quartalsgespraech ist Mandantenbindungs-Instrument — staerkstes verfuegbares Mittel. - Bei Krisensignalen: Persoenliches Gespraech zwingend, nicht Telefon. - Vor-Ort-Gespraech beim Mandanten staerker als StB-Buero. - Bei Familienmandanten: einer der Familie zu jedem Quartal einbinden. - StBVV: in Pauschalvereinbarung oder separater Auftrag (Beratungs-Honorar). - Bei Mandanten ohne Quartalsgespraechs-Vereinbarung: anbieten. ## Quellen und Updates Stand: 05/2026. - StBerG §§ 33, 57. - StaRUG § 102. - RDG § 5. - DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.