--- name: mdto-archivering description: >- Helpt bij het bouwen van archiveringssystemen conform het Metagegevensmodel voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO), de Archiefwet 2021, het Archievenbesluit en DUTO-eisen. Biedt richtlijnen voor metadata, bewaartermijnen, vernietigingslijsten, overbrenging naar e-depot en duurzame toegankelijkheid. Gebruik deze skill wanneer de gebruiker vraagt over 'MDTO', 'archivering', 'archiefwet', 'duurzaam toegankelijk', 'e-depot', 'digitaal archief', 'bewaartermijn', 'selectielijst', 'vernietigingslijst', 'overbrenging', 'metagegevens', 'metadata archief', 'informatieobject', 'archiefbescheiden', 'record management', 'DUTO', 'duurzame toegankelijkheid', 'preservering', 'preservation', 'NEN 2082', 'NEN-ISO 15489', 'NEN-ISO 23081', 'TMLO', 'RGBZ', 'zaakgericht archiveren', 'overdracht digitaal archief', 'Nationaal Archief', 'regionaal archief', of wanneer de gebruiker een systeem wil bouwen dat voldoet aan archiveringseisen van de Nederlandse overheid. model: sonnet allowed-tools: - WebFetch(*) - Bash(gh api *) - Bash(gh search *) --- # MDTO & Archiefwet — Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Bouw systemen die voldoen aan de archiveringseisen voor Nederlandse overheidsinformatie conform het MDTO, de Archiefwet 2021 en DUTO-criteria. Bron: [Nationaal Archief — MDTO](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/mdto) | [Archiefwet 2021](https://wetten.overheid.nl/BWBR0048912) | [DUTO](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto) ## Wettelijk kader | Aspect | Detail | |--------|--------| | **Wet** | Archiefwet 2021 (vervangt Archiefwet 1995 per 2025) | | **Besluit** | Archievenbesluit 2024 | | **Metadatastandaard** | MDTO (Metagegevensmodel Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) | | **Kwaliteitseisen** | DUTO (Duurzame Toegankelijkheid Overheidsinformatie) | | **Beheernormen** | NEN 2082 (e-depot), NEN-ISO 15489 (records management) | | **Toezicht** | Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed | | **Scope** | Alle overheidsorganen: Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen, ZBO's | ### Kernverplichtingen Archiefwet 2021 - **Duurzame toegankelijkheid** (Art. 6): informatie moet vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar zijn - **Metagegevens** (Art. 7): overheidsorganen registreren metagegevens conform MDTO - **Selectie** (Art. 14-18): besluiten over bewaren of vernietigen op basis van selectielijst - **Overbrenging** (Art. 20-25): permanente informatie overbrengen naar archiefbewaarplaats (max 20 jaar) - **Vernietiging** (Art. 19): informatie vernietigen na verstrijken bewaartermijn (mag niet te vroeg, niet te laat) ## MDTO — metagegevensmodel Het MDTO vervangt het TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) en geldt voor alle overheden. ### Objecttypen | Objecttype | Beschrijving | |------------|-------------| | **Informatieobject** | Eenheid van informatie (document, e-mail, dataset, foto, video) | | **Bestand** | Technische representatie van een informatieobject (PDF, TIFF, XML) | | **Groepsobject** | Aggregatie: dossier, zaak, serie (optioneel) | ### Verplichte metagegevens — Informatieobject | Element | Kardinaliteit | Beschrijving | Voorbeeld | |---------|--------------|-------------|-----------| | **identificatie** | 1..* | Unieke identificatie (bron + kenmerk) | `{"identificatieBron": "Zaaksysteem", "identificatieKenmerk": "DOC-2026-001234"}` | | **naam** | 1..1 | Beschrijvende naam | "Beschikking omgevingsvergunning Hoofdstraat 1" | | **waardering** | 1..1 | Bewaren of vernietigen | `"vernietigen"` met vernietigingstermijn | | **archiefvormer** | 1..* | Organisatie die het heeft gecreeerd | `{"archiefvormerType": "organisatie", "archiefvormerNaam": "Gemeente Amsterdam"}` | | **beperkingGebruik** | 0..* | Openbaarheid, AVG-beperkingen | `{"beperkingGebruikType": "niet openbaar", "beperkingGebruikTermijn": "2046-01-01"}` | ### Verplichte metagegevens — Bestand | Element | Kardinaliteit | Beschrijving | Voorbeeld | |---------|--------------|-------------|-----------| | **identificatie** | 1..* | Unieke identificatie | `{"identificatieBron": "DMS", "identificatieKenmerk": "FILE-001"}` | | **naam** | 1..1 | Bestandsnaam | "beschikking_hoofdstraat_1.pdf" | | **bestandsformaat** | 1..1 | PRONOM-referentie of MIME-type | `{"bestandsformaatNaam": "PDF/A-2b"}` | | **omvang** | 1..1 | Bestandsgrootte in bytes | `1048576` | | **checksum** | 1..* | Integriteitscontrole | `{"checksumAlgoritme": "SHA-256", "checksumWaarde": "a1b2c3..."}` | ### Optionele maar aanbevolen metagegevens | Element | Beschrijving | |---------|-------------| | **classificatie** | Ordening binnen het archief (bijv. I-navigator, zaaktypecode) | | **trefwoord** | Zoektermen | | **dekking** | Tijd- en/of geografische dekking | | **taal** | Taal van het informatieobject (ISO 639-2: `nld`) | | **event** | Levenscyclusgebeurtenissen (creatie, wijziging, overbrenging) | | **relatie** | Verwijzingen naar andere objecten | | **betrokkene** | Personen/organisaties gerelateerd aan het object | | **activiteit** | Het werkproces waarbinnen het object is gecreeerd | ### MDTO XML-voorbeeld ```xml Zaaksysteem DOC-2026-001234 Beschikking omgevingsvergunning Hoofdstraat 1 Selectielijst gemeenten 2020 2026-02-25 6.1.3 - Vergunningverlening Na afloop vergunning P20Y organisatie Gemeente Amsterdam TOOI tooi:gem0363 creatie 2026-02-25 openbaar ``` ## DUTO — Duurzame Toegankelijkheid De 10 DUTO-kwaliteitseisen voor overheidsinformatie: | # | Eis | Beschrijving | |---|-----|-------------| | 1 | **Vindbaar** | Informatie is te vinden via zoeken en browsen | | 2 | **Beschikbaar** | Informatie is op te vragen als dat nodig is | | 3 | **Leesbaar** | Informatie is te openen en te lezen | | 4 | **Interpreteerbaar** | De betekenis van informatie is te begrijpen | | 5 | **Betrouwbaar** | Integriteit en authenticiteit zijn gewaarborgd | | 6 | **Compleet** | Alle relevante informatie is aanwezig | | 7 | **Tijdig** | Informatie is actueel en op tijd beschikbaar | | 8 | **Geordend** | Informatie is logisch georganiseerd | | 9 | **Duurzaam** | Informatie blijft toegankelijk gedurende de bewaartermijn | | 10 | **Beveiligd** | Informatie is beschermd tegen ongeautoriseerde toegang | ## Selectie en waardering ### Selectielijsten | Overheidslaag | Selectielijst | Geldig | |---------------|--------------|--------| | **Gemeenten** | Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 | 2020-heden | | **Rijksoverheid** | Generieke selectielijst Rijksoverheid (per ministerie) | Verschilt | | **Provincies** | Selectielijst provincies 2021 | 2021-heden | | **Waterschappen** | Selectielijst waterschappen 2021 | 2021-heden | ### Waarderingsbesluit implementeren ```python from dataclasses import dataclass from datetime import date, timedelta from enum import Enum class Waardering(Enum): BEWAREN = "bewaren" # Permanent bewaren (overbrengen naar e-depot) VERNIETIGEN = "vernietigen" # Vernietigen na bewaartermijn @dataclass class Bewaartermijn: trigger: str # Bijv. "na afhandeling zaak" looptijd_jaren: int # Bijv. 10 selectielijst: str # Bijv. "Selectielijst gemeenten 2020" procescode: str # Bijv. "6.1.3" def bereken_vernietingsdatum(self, triggerdatum: date) -> date: return triggerdatum + timedelta(days=self.looptijd_jaren * 365) @dataclass class ArchiefObject: identificatie: str naam: str waardering: Waardering bewaartermijn: Bewaartermijn | None zaak_einddatum: date | None = None def is_vernietigbaar(self) -> bool: if self.waardering != Waardering.VERNIETIGEN: return False if not self.zaak_einddatum or not self.bewaartermijn: return False vernietingsdatum = self.bewaartermijn.bereken_vernietingsdatum( self.zaak_einddatum ) return date.today() >= vernietingsdatum ``` ## E-depot en overbrenging ### Overbrengingsproces | Stap | Activiteit | Verantwoordelijke | |------|-----------|-------------------| | 1 | **Selectie**: bepaal welke informatie permanent te bewaren | Zorgdrager | | 2 | **Metadata**: vul MDTO-metagegevens aan | Zorgdrager | | 3 | **Formaten**: converteer naar duurzame formaten | Zorgdrager | | 4 | **Validatie**: controleer tegen MDTO-schema en e-depot-eisen | Zorgdrager + Archiefbewaarplaats | | 5 | **SIP**: maak Submission Information Package (E-ARK SIP of lokaal formaat) | Zorgdrager | | 6 | **Overdracht**: lever SIP aan bij archiefbewaarplaats | Zorgdrager | | 7 | **Ingest**: archiefbewaarplaats neemt op in e-depot | Archiefbewaarplaats | | 8 | **Bevestiging**: akkoordverklaring overbrenging | Beide partijen | ### Duurzame bestandsformaten | Type | Voorkeur | Acceptabel | Vermijden | |------|----------|-----------|-----------| | **Tekst** | PDF/A-1b, PDF/A-2b | PDF/A-3 | .doc, .docx (niet duurzaam) | | **Spreadsheet** | ODS, CSV | XLSX (met restricties) | XLS | | **Afbeelding** | TIFF, JPEG 2000 | PNG, JPEG | BMP, GIF | | **E-mail** | EML (RFC 5322) | MBOX | PST, OST | | **Database** | SIARD 2.1 | CSV + schema | Proprietaire dump | | **XML** | XML + XSD | — | XML zonder schema | | **Video** | MKV/FFV1 | MP4/H.264 | WMV, AVI | ### Checksum-generatie ```python import hashlib from pathlib import Path def generate_checksum(filepath: Path, algorithm: str = "sha256") -> dict: """Genereer checksum conform MDTO-vereisten.""" h = hashlib.new(algorithm) with open(filepath, "rb") as f: for chunk in iter(lambda: f.read(8192), b""): h.update(chunk) return { "checksumAlgoritme": f"SHA-{algorithm[3:]}" if algorithm.startswith("sha") else algorithm.upper(), "checksumWaarde": h.hexdigest(), "checksumDatum": date.today().isoformat() } ``` ## Zaakgericht archiveren Bij zaakgericht werken (ZGW) worden zaken en documenten gearchiveerd na afhandeling: | Stap | ZGW-actie | Archiveringsactie | |------|-----------|-------------------| | 1 | Zaak krijgt resultaat + einddatum | Bewaartermijn start | | 2 | Zaak wordt afgesloten | Status → "Afgesloten" | | 3 | Bewaartermijn verstreken | Vernietigingslijst genereren (bij waardering "vernietigen") | | 4 | Akkoord op vernietigingslijst | Informatie + metagegevens vernietigen + verklaring van vernietiging | | 5 | Permanente informatie | Overbrengen naar e-depot (met MDTO-export) | ### ZGW → MDTO mapping | ZGW-veld | MDTO-element | |----------|-------------| | `zaak.identificatie` | `informatieobject.identificatie` (als groepsobject) | | `zaak.zaaktype.selectielijstProcestype` | `waardering.waarderingProces` | | `zaak.archiefnominatie` | `waardering` (bewaren/vernietigen) | | `zaak.archiefactiedatum` | Berekend: einddatum + bewaartermijn | | `enkelvoudiginformatieobject` | `informatieobject` | | `enkelvoudiginformatieobject.bestandsnaam` | `bestand.naam` | | `enkelvoudiginformatieobject.formaat` | `bestand.bestandsformaat` | ## NEN 2082 — E-depoteisen Kerneisen voor een e-depot (digitaal archiefsysteem): | Categorie | Eis | |-----------|-----| | **Ingest** | Validatie van SIP, viruscontrole, formatidentificatie (PRONOM/DROID) | | **Opslag** | Redundante opslag, geografische spreiding, bitrot-detectie | | **Preservering** | Formaat-migratie, emulatie-strategie, preserveringsplan | | **Toegang** | Zoeken, raadplegen, DIP-levering, openbaarheidsregime | | **Integriteit** | Checksums, fixity checks, audittrail | | **Metagegevens** | MDTO-compliant, preserveringsmetadata (PREMIS) | ## Implementatie-checklist - [ ] **MDTO-metagegevens**: alle verplichte elementen worden vastgelegd bij creatie - [ ] **Selectielijst**: juiste selectielijst toegepast; procescodes gekoppeld aan zaaktypen - [ ] **Bewaartermijnen**: geautomatiseerd berekend op basis van zaak-einddatum + selectielijst - [ ] **Vernietigingslijst**: periodiek gegenereerd voor informatie waarvan termijn is verstreken - [ ] **Vernietigingsproces**: beveiligd proces met accordering, logging en verklaring van vernietiging - [ ] **Duurzame formaten**: documenten geconverteerd naar PDF/A, TIFF of andere duurzame formaten - [ ] **Checksums**: SHA-256 checksums bij creatie en bij elke verplaatsing - [ ] **E-depot-koppeling**: SIP-export naar archiefbewaarplaats geimplementeerd - [ ] **MDTO-validatie**: export gevalideerd tegen MDTO XML-schema - [ ] **Openbaarheid**: beperkingen op gebruik (AVG, Woo) vastgelegd in metagegevens - [ ] **Audittrail**: alle archiveringsbeslissingen traceerbaar gelogd - [ ] **ZGW-integratie**: archiefnominatie en archiefactiedatum correct ingevuld bij zaakafhandeling ## Gerelateerde skills | Skill | Wanneer te gebruiken | |-------|---------------------| | **zgw-apis** | ZGW API's voor zaakgericht archiveren (archiefnominatie, archiefactiedatum) | | **tooi-metadata** | TOOI-thesauri en Woo-publicatie van gearchiveerde documenten | | **avg-privacy** | AVG-bewaartermijnen en openbaarheidsbeperking bij persoonsgegevens | | **dso-omgevingswet** | STOP-standaard en LVBB voor Omgevingswetdocumenten | ## Meer informatie - [Nationaal Archief — MDTO](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/mdto) | [MDTO XML-schema](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/mdto/xml-schema) - [Archiefwet 2021](https://wetten.overheid.nl/BWBR0048912) | [Archievenbesluit](https://wetten.overheid.nl/BWBR0007748) - [DUTO](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto) — kwaliteitseisen duurzame toegankelijkheid - [Selectielijst gemeenten 2020](https://vng.nl/rubrieken/onderwerpen/selectielijst) - [NEN 2082](https://www.nen.nl/nen-2082-2008-nl-153866) — eisen functionaliteit informatie- en archiefmanagement - [KIDO](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/kido) — Kwaliteitskader Informatiebeheer Decentrale Overheden