--- name: posteingang-ausgang-sekretariats-tagesbrief description: "Postein- und Postausgangsbuch führen. Posteingang erfasst Empfangstag (relevant für Fristbeginn nach BRAO Berufsregeln und § 188 ZPO § 122 AO § 37 SGB X) Absender Inhalt Akte Aktion (zur Akte / Antwort durch / Frist ans Fristenbuch). Postausgang erfasst Versandtag Empfaenger Inhalt Versandweg (Po..." --- # Posteingang und Postausgang ## Arbeitsbereich Postein- und Postausgangsbuch führen. Posteingang erfasst Empfangstag (relevant für Fristbeginn nach BRAO Berufsregeln und § 188 ZPO § 122 AO § 37 SGB X) Absender Inhalt Akte Aktion (zur Akte / Antwort durch / Frist ans Fristenbuch). Postausgang erfasst Versandtag Empfaenger Inhalt Versandweg (Post beA EGVP E-Mail) Versandnummer Quittung. Beide Buecher mit Audit-Trail und Verbindung zur jeweiligen Mandatsakte. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output. ## Arbeitsweg - Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht? - Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen. - Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate. - Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail). - Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis. ## Triage zu Beginn 1. Handelt es sich um einen Eingang (Fristbeginn prüfen) oder einen Ausgang (Versandnachweis sichern)? 2. Welcher Eingangsweg: Post (Vier-Tages-Fiktion), beA (sofortige Zustellung), E-Mail, Fax, persoenlich? 3. Gibt es ein fristwahrendes Dokument (Urteil, Klageschrift, Bescheid) mit sofortigem Fristen-Handlungsbedarf? 4. Muss der Eintrag per Audit-Trail unveraenderbar dokumentiert werden? ## Aktuelle Rechtsprechung - Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren. ## Zentrale Normen - §§ 187-188 BGB i.V.m. § 222 ZPO — Fristbeginn bei Zustellung - Art. 7 PostModG — Vier-Tages-Zustellungsfiktion für Postsendungen ab 01.01.2025 - § 173 ZPO — beA-Zustellungszeitpunkt: Eingang im Empfangspostfach - § 51 BRAO — Haftung bei fehlerhafter oder fehlender Postbuchdokumentation ## Posteingang ### Erfassung pro eingegangenem Schriftstück ```yaml - eingang-id: PE-2026-04223 empfangsdatum: 2026-05-20 eingangsweg: post # post / bea / egvp / e-mail / fax / persoenlich absender: Amtsgericht München art: urteil # urteil / beschluss / verfügung / mandantenbrief / behörden-bescheid / sonstiges mandat-az: 2026/0042 betreff: Klage gg. ABC GmbH zuständigkeit: RA Mueller fristfolge: berufungsfrist fristtermin: 2026-06-20 aktion: an-fristenbuch ablage: mandate/2026-0042/02_bescheide/2026-05-20-urteil-ag-muenchen.pdf ``` ### Pflichtschritte 1. **Eingangsdatum** zwingend erfassen — bei Postzustellung das tatsächliche Empfangsdatum (nicht das Postaufgabedatum). 2. **Zuordnung zur Akte** — wenn keine Akte vorhanden Neueinrichtung (Skill `mandantenakte-anlegen`). 3. **Fristerkennung** — bei Urteilen Beschlüssen Bescheiden sofort Frist ins Fristenbuch. 4. **Anwalt informieren** — Zuständigen anwaltlich benachrichtigen. ### Vier-Tages-Fiktionen (PostModG, seit 1.1.2025) Bei Postzustellungen verschiedener Verfahrensordnungen gilt die Vier-Tages-Fiktion (§ 270 ZPO, § 122 Abs. 2 AO, § 41 Abs. 2 VwVfG, § 37 Abs. 2 SGB X, § 4 Abs. 2 VwZG — jeweils n.F. durch Postrechtsmodernisierungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 236) für den Fristbeginn. Für Schriftstücke mit Aufgabe zur Post vor dem 1.1.2025 gilt weiterhin die alte Drei-Tages-Fiktion. Bei nachweislich früherem Zugang gilt der tatsächliche Zugang. Dokumentation des Eingangsdatums daher entscheidend. ## Postausgang ### Erfassung pro versendetem Schriftstück ```yaml - ausgang-id: PA-2026-09817 versanddatum: 2026-05-21 versandweg: bea empfaenger: Amtsgericht München empfaenger-safe-id: 1234567890ABCDEF art: schriftsatz mandat-az: 2026/0042 betreff: Berufung in Sachen Mueller gg. ABC GmbH unterzeichnet-von: RA Mueller versandnummer: V-2026-00123 # Verweis auf versand-vor-check quittung-pdf: mandate/2026-0042/03_schriftsaetze/2026-05-21-bea-quittung.pdf zugehoerige-frist: berufungsfrist 20.06.2026 fristerledigung: ja ``` ### Pflichtschritte 1. **Vor Versand** den Skill `versand-vor-check` durchlaufen. 2. **Versandnummer** aus dem Versand-Vor-Check übernehmen. 3. **Quittung** sichern (beA EGVP Einschreiben). 4. **Fristerledigung** im Fristenbuch markieren (Verweis zurück). 5. **Mandant informieren** über den Versand falls vereinbart. ## Vier-Augen-Prinzip Bei Notfristen (Berufung Revision Kündigungsschutzklage): Posteingang Akte und Postausgang von zwei Personen gegenkontrolliert (Sekretariat + Anwalt). ## Audit-Trail - Append-only Logbuch `posteingang.jsonl` und `postausgang.jsonl`. - Änderungen nur durch Korrektureintrag (kein Überschreiben). - Bei Korrektur: Begründung Datum und ausführende Person. ## Tagesbrief-Integration - Posteingang des Vortags und der Nacht erscheint im `sekretariats-tagesbrief`. - Offene Posteingangs-Posten (noch nicht der Akte zugeordnet) werden täglich gemeldet. ## Sichere Ablage - Pro Mandat unter `mandate//02_eingaenge/--.pdf`. - Postausgang unter `mandate//03_schriftsaetze/--.pdf` plus Quittung. - Verbindungen zu Fristenbuch und Honorar-Tracker. ## Datenschutz - Posteingang und -ausgang enthalten Mandantengeheimnis-relevante Daten. - Zugriff nur durch berechtigtes Kanzleipersonal. - Externe Cloud-Speicherung nur mit AVV. ## Ausgabe - Aktualisierte Logbücher. - Tagesbrief-Einträge. - Verbindungen zu Akte Fristenbuch und Honorar-Tracker.