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name: spezial-kanzleien-dokumentenmatrix-und-lueckenliste
description: "Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung: konkreter Spezialworkflow mit Sachverhaltsklärung, Rechtsrahmen, Belegen, Risikoampel und verwertbarem Output."
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# Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung

## Aufgabe
Dieser Skill ist ein konkreter Fachbaustein für `ki-richtlinie-kanzleien`. Ausgangspunkt ist: Erstellt und pflegt eine berufsrechtskonforme KI-Nutzungsrichtlinie für Kanzleien und Rechtsabteilungen mit Anwaelten und Syndikus-Anwaelten. Beruht auf BRAO, BORA, DSGVO, KI-Verordnung sowie BRAK- und DAV-Hinweisen.

Er führt durch **Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung** im Themenfeld **Kanzleien**. Ziel ist nicht ein abstrakter Lexikontext, sondern ein belastbares Arbeitsprodukt für die nächste anwaltliche, behördliche, gerichtliche, organisatorische oder mandantenbezogene Entscheidung.

## Kaltstart
Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:

1. Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
2. Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
3. Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
4. Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
5. Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?

## Arbeitsworkflow
1. **Fallbild bilden:** Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
2. **Rechtsrahmen setzen:** Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld **Kanzlei-KI-Dokumente** prüfen.
3. **Prüfpunkte abarbeiten:** Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
4. **Risiko bewerten:** Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
5. **Anschluss bauen:** Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.

## Kanzlei-KI-Dokumentenmatrix
| Dokument | Pflicht aus | Mindestinhalt | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| KI-Richtlinie | Art. 4 KI-VO, § 43e BRAO | Zweck, Geltungsbereich, Tools, Daten, Verantwortliche, Sanktionen | Geschäftsleitung/Partnerschaft |
| Tool-Whitelist | KI-Richtlinie | Tool, Anbieter, Hosting, AVV-Status, DPF/SCC, Datenkategorien | IT/DSB |
| AVV je Tool | Art. 28 DSGVO | Weisung, Vertraulichkeit, TOM-Anlage, Subunternehmer | Vertragsmanagement |
| TIA bei US-Cloud | Schrems II / EDSA 01/2020 | Behördenzugriff, Verschlüsselung, Lawful Access | DSB + IT-Sicherheit |
| Schulungsnachweise | Art. 4 KI-VO | Datum, Inhalte, Teilnehmer | HR/IT |
| Verzeichnis Art. 30 DSGVO | Art. 30 DSGVO | Verarbeitungstätigkeiten | DSB |
| DSFA bei Hochrisiko | Art. 35 DSGVO | Risiken, Maßnahmen, Restrisiko | DSB |
| Aufklärung Mandant | § 49b BRAO ggf. | Tool-Hinweis im Mandatsvertrag | Anwalt |
| Betriebsvereinbarung | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Beteiligung Betriebsrat | Personalleitung |

## Lückenliste typischer Versäumnisse
1. KI-Richtlinie ohne Tool-Whitelist (operativ leer).
2. AVV ohne Mitwirkenden-Verpflichtung § 203 Abs. 4 StGB.
3. TIA fehlt bei US-Cloud-Tools.
4. Kein Schulungsnachweis trotz Art. 4 KI-VO seit 02.02.2025.
5. Verzeichnis Art. 30 DSGVO veraltet (kein neues Tool eingetragen).
6. Mandatsvertrag ohne KI-Hinweis bei Tools, die mit Mandantendaten arbeiten.

## Praxis-Tipp
Bei Erstprüfung einer Kanzlei zuerst diese Matrix tabellarisch erstellen — meistens fehlen 3-5 zentrale Dokumente. Die Behebung ist auch operativ relativ schnell möglich, sobald die Lücke benannt ist.

## Output-Standard
- **Kurzlage:** maximal fünf Sätze zu Ziel, Lage, Frist, Risiko und nächstem Schritt.
- **Prüfmatrix:** Punkt, Norm/Quelle, Tatsache, Beleg, Bewertung, To-do.
- **Arbeitsprodukt:** direkt nutzbarer Entwurf oder Baustein in der passenden Tonalität.
- **Qualitätsgate:** keine Scheingenauigkeit; Lücken, Annahmen und Live-Check-Bedarf ausdrücklich markieren.

## Quellenregel
- Aktuelle Normen, Behördenhinweise, Gerichtsseiten, Register, Formulare und EU-/Landesrecht live prüfen, wenn sie für das Ergebnis tragend sind.
- Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle ausgeben.
- Keine BeckRS-, juris-, Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen.
- Paywall-Literatur nur verwerten, wenn sie von der Nutzerin oder dem Nutzer als Text bereitgestellt wurde; dann nicht als frei verifizierte Quelle ausgeben.