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name: spezial-nutzungsrichtlinie-fristen-form-und-zustaendigkeit
description: "Nutzungsrichtlinie: Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg: konkreter Spezialworkflow mit Sachverhaltsklärung, Rechtsrahmen, Belegen, Risikoampel und verwertbarem Output."
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# Nutzungsrichtlinie: Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg

## Aufgabe
Dieser Skill ist ein konkreter Fachbaustein für `ki-richtlinie-kanzleien`. Ausgangspunkt ist: Erstellt und pflegt eine berufsrechtskonforme KI-Nutzungsrichtlinie für Kanzleien und Rechtsabteilungen mit Anwaelten und Syndikus-Anwaelten. Beruht auf BRAO, BORA, DSGVO, KI-Verordnung sowie BRAK- und DAV-Hinweisen.

Er führt durch **Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg** im Themenfeld **Nutzungsrichtlinie**. Ziel ist nicht ein abstrakter Lexikontext, sondern ein belastbares Arbeitsprodukt für die nächste anwaltliche, behördliche, gerichtliche, organisatorische oder mandantenbezogene Entscheidung.

## Kaltstart
Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:

1. Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
2. Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
3. Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
4. Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
5. Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?

## Arbeitsworkflow
1. **Fallbild bilden:** Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
2. **Rechtsrahmen setzen:** Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld **Nutzungsrichtlinie** prüfen.
3. **Prüfpunkte abarbeiten:** Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
4. **Risiko bewerten:** Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
5. **Anschluss bauen:** Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.

## Bestandteile der KI-Nutzungsrichtlinie (Mindestumfang)
1. **Geltungsbereich**: Anwälte, Syndizi, Referendare, Mitarbeiter; alle Kanzlei-IT.
2. **Zweck**: Verschwiegenheit § 43a BRAO, § 203 StGB; DSGVO; KI-VO; Mandatssorgfalt.
3. **Tool-Klassifizierung**: Tool-Liste mit Freigabestatus (freigegeben / mit Auflagen / verboten).
4. **Datenklassifizierung**: öffentlich / intern / vertraulich / hochsensibel (Mandantengeheimnis, besondere Kategorien).
5. **Trainingsausschluss**: vertraglich und in den Einstellungen; Beweis der Konfiguration.
6. **Verifikationspflicht**: KI-Output muss vom Berufsträger geprüft werden (Halluzinationskontrolle, Quellenverifikation).
7. **Mandantenaufklärung**: wann und wie; ggf. Einwilligung.
8. **Vorfallmeldung**: Pflicht zur Meldung von Datenpannen, Halluzinationen mit Mandantenwirkung.
9. **Schulungen**: Onboarding, jährliche Auffrischung.
10. **Reviews**: jährliche Überprüfung der Richtlinie; Anlassbezogen bei neuen Tools.

## Form und Zuständigkeit
- **Erlass**: Sozietätsleitung / Geschäftsführung; Mitbestimmung durch Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6, Nr. 7 BetrVG bei technischer Überwachung / Verhaltensregeln).
- **Form**: Textform genügt formell; signierte Empfangsbestätigung der Mitarbeiter empfehlenswert.
- **Verbindlichkeit**: arbeitsrechtliche Weisungsgrundlage; Zuwiderhandlung als Pflichtverletzung abmahnfähig.

## Fristen
- **Erstellung**: vor Einführung von KI-Tools verbindlich vorhalten; spätestens vor erstem produktivem Einsatz mit Mandantendaten.
- **Review-Zyklus**: Jährlich; ad-hoc bei wesentlichen Änderungen (neue KI-VO-Stufen 02.02.2025 für Art. 5 Verbote, 02.08.2026 für Art. 6 Hochrisiko).
- **Aufbewahrung**: Versionsstände mindestens 6 Jahre (§ 50 BRAO-Analogie für mandatsbezogene Dokumentation).

## Rechtsweg bei Streit
- **Intern**: Disziplinarverfahren, Abmahnung, Kündigung (arbeitsrechtlich).
- **Anwaltsgericht**: bei berufsrechtlich relevanten Verstößen (§§ 113 ff. BRAO) — über RAK.
- **Datenschutzaufsicht**: bei DSGVO-Verstößen; LDA/BfDI.
- **Marktüberwachungsbehörde KI-VO**: ab Geltung Art. 6 ff. (02.08.2026); Bundesnetzagentur als Marktüberwachung in Deutschland vorgesehen.

## Trade-off
Verbotsorientierte Richtlinie ("Keine ChatGPT-Nutzung") ist klar, wird aber umgangen ("Schatten-IT"). Erlaubnisorientierte Richtlinie mit gestuften Freigaben und Schulungen erzeugt Akzeptanz und reduziert tatsächlich Risiko — verlangt aber laufende Pflege der Tool-Liste.

## Output-Standard
- **Kurzlage:** maximal fünf Sätze zu Ziel, Lage, Frist, Risiko und nächstem Schritt.
- **Prüfmatrix:** Punkt, Norm/Quelle, Tatsache, Beleg, Bewertung, To-do.
- **Arbeitsprodukt:** direkt nutzbarer Entwurf oder Baustein in der passenden Tonalität.
- **Qualitätsgate:** keine Scheingenauigkeit; Lücken, Annahmen und Live-Check-Bedarf ausdrücklich markieren.

## Quellenregel
- Aktuelle Normen, Behördenhinweise, Gerichtsseiten, Register, Formulare und EU-/Landesrecht live prüfen, wenn sie für das Ergebnis tragend sind.
- Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle ausgeben.
- Keine BeckRS-, juris-, Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen.
- Paywall-Literatur nur verwerten, wenn sie von der Nutzerin oder dem Nutzer als Text bereitgestellt wurde; dann nicht als frei verifizierte Quelle ausgeben.