--- name: stb-erechnung-pflicht-b2b-2025-2026 description: "eRechnung-Pflicht B2B seit 01.01.2025 § 14 UStG ViDA. Anwendungsfall Prüfung Mandantenbetrieb eRechnungs-Empfang Versand Übergangsfristen PDF reicht nicht mehr. Methodik Format XRechnung ZUGFeRD. Output eRechnungs-Konfiguration." --- # eRechnung-Pflicht B2B seit 01.01.2025 ## Kernsachverhalt Seit 01.01.2025 sind alle inlaendischen B2B-Unternehmer verpflichtet, **eRechnungen empfangen zu koennen** (§ 14 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 UStG n.F., Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die **Versandpflicht** ist demgegenueber gestaffelt: Bis 31.12.2026 duerfen Rechnungen weiterhin als PDF/sonstige elektronische Form mit Empfaengerzustimmung versendet werden; bis 31.12.2027 bleibt dies fuer Kleinunternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR moeglich. Ab 01.01.2028 ist der eRechnungs-Versand zwischen inlaendischen Unternehmern verbindlich. Akzeptierte Formate: XRechnung (CIUS-konform, reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybridformat). Der Steuerberater muss Mandanten ueber die Pflicht informieren und insbesondere die Empfangsbereitschaft sicherstellen. ## Kaltstart-Rueckfragen 1. Welche Umsatzgroesse hat der Mandant (Uebergangsfristen)? 2. Welche Kunden — B2B (eRechnung-pflichtig) oder B2C (PDF weiterhin moeglich)? 3. Welche Lieferanten senden bereits eRechnungen? 4. Welche ERP/Faktura-Software wird genutzt? 5. Welche Empfangs-Adresse (Mail-Postfach oder Peppol)? 6. Welche Archivierung GoBD-konform? 7. Welche Format-Praeferenz XRechnung vs. ZUGFeRD? 8. Welche Mandanten-Beratungsbedarf? ## Rechtlicher Rahmen ### Primaernormen **§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F.** — Definition eRechnung als strukturiertes elektronisches Format gemaess EN-16931. **§ 14 Abs. 2 UStG n.F.** — Ausstellungspflicht in eRechnungsform zwischen inlaendischen Unternehmern (mit Uebergangsregeln § 27 Abs. 38 UStG). **§ 27 Abs. 38 UStG n.F.** — Uebergangsregeln (sonstige Rechnungsform bis 31.12.2026 / 31.12.2027 fuer Kleinunternehmer mit Umsatz <= 800.000 EUR). **§ 33 UStDV, § 34 UStDV** — Ausnahmen (Kleinbetrag, Fahrausweis). **Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024** — BGBl. I 2024 Nr. 108. **EU-RL 2014/55/EU** — eRechnungs-Standard EN-16931. ### Verwaltungsanweisungen - **BMF v. 15.10.2024**, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 — Einfuehrungsschreiben zur obligatorischen eRechnung ab 01.01.2025 (verfuegbar unter bundesfinanzministerium.de). - **BMF v. 15.10.2025**, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Zweites (klarstellendes) Schreiben mit Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses; unterscheidet Format- und Inhaltsfehlerklassen, definiert Pflichten des Empfaengers und Validierungsempfehlung des Senders (verfuegbar unter bundesfinanzministerium.de). - BMF v. 22.06.2023 ViDA (Hintergrund). ## Workflow ### Phase 1 — Geltungsbereich (Wachstumschancengesetz 2024) | Phase | Zeitraum | Pflicht | |---|---|---| | Empfang | Ab 01.01.2025 | Alle inlaendischen B2B-Unternehmer (zwingende Empfangsbereitschaft, ohne Schwellenwert) | | Versand sonstige elektr. Rechnungen | 01.01.2025 - 31.12.2026 | Versand als PDF / sonstige elektronische Form weiter zulaessig, sofern Empfaengerzustimmung | | Versand sonstige elektr. Rechnungen, Kleinunternehmer | 01.01.2025 - 31.12.2027 | Verlaengert fuer Rechnungsausstellung durch Unternehmer mit Vorjahresumsatz <= 800.000 EUR | | eRechnung-Versand vollumfaenglich | Ab 01.01.2028 | Verbindlich; PDF/Papier zwischen inlaendischen Unternehmern nicht mehr ausreichend | | Ausgenommen | dauerhaft | Kleinbetragsrechnungen § 33 UStDV (bis 250 EUR), Fahrausweise § 34 UStDV, B2C-Rechnungen | Stand BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (IV D 2 - S 7287-a/23/10001:007); Aktualisierungen laufend ueber bzst.de und BMF-Newsletter abrufen. ### Phase 2 — Format-Wahl | Format | Eigenschaften | |---|---| | XRechnung | Reines XML nach CIUS der KoSIT; Standard fuer oeffentliche Auftraggeber (E-Rech-VO Bund seit 27.11.2020) | | ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Hybridformat PDF/A-3 mit eingebettetem XML; menschen- und maschinenlesbar; ab Profil EN-16931 eRechnung-konform | | Sonstige (z.B. EDIFACT) | Nur zulaessig, wenn EN-16931-konforme strukturierte Rechnungsdaten enthalten / extrahierbar sind | Hinweis: Das ZUGFeRD-Profil MINIMUM und BASIC-WL sind **nicht** eRechnung-konform i.S.d. § 14 Abs. 1 S. 6 UStG. ### Phase 3 — Empfangs-Setup - Mailpostfach fuer eRechnung definieren. - Peppol-Anschluss (selten in DACH; wachsend). - DATEV Empfang ueber DUO oder externes Tool (z.B. Inposia, Coupa). ### Phase 4 — Versand-Setup - Faktura-Software mit eRechnungs-Ausgabe in XRechnung (XML) und/oder ZUGFeRD (PDF/A-3 + XML). - Datenmapping: Konten- und Stammdaten zu den Pflichtfeldern nach EN-16931 (BT-Felder); insbesondere Leitweg-ID bei B2G-Rechnungen. - Test-Rechnungen mit Lieferanten / Kunden vor Echtbetrieb (Validierung ueber KoSIT-Validator fuer XRechnung). ### Phase 5 — Archivierung - GoBD-konforme Archivierung im Originalformat XML. - 10 Jahre Aufbewahrung. - Lesbarkeitserhaltung. ### Phase 6 — Mandanten-Information Mustertext fuer den Mandantenrundbrief (anzupassen an Mandantenstruktur): ``` Sehr geehrte Damen und Herren, seit dem 01.01.2025 sind alle inlaendischen B2B-Unternehmer verpflichtet, eRechnungen empfangen zu koennen (§ 14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz). Eine reine PDF-Rechnung erfuellt nicht mehr die Anforderungen an eine eRechnung; ein Vorsteuerabzug kann gefaehrdet sein. Wir bitten Sie, folgende Schritte zu pruefen: 1. Empfangs-E-Mail-Adresse fuer eRechnungen festlegen (z.B. rechnungen@ihre-firma.de) und Lieferanten mitteilen. 2. Buchhaltungssoftware auf eRechnungs-Empfang konfigurieren (XRechnung XML / ZUGFeRD ab Profil EN-16931). 3. GoBD-konforme Archivierung im Originalformat XML sicherstellen. 4. Bis 31.12.2026 (bzw. 31.12.2027 fuer Mandanten mit Umsatz <= 800.000 EUR) kann der Versand weiterhin als PDF mit Empfaengerzustimmung erfolgen; ab 01.01.2028 ist der eRechnungs-Versand zwingend. Fuer die Einrichtung des Empfangs- und Versand-Workflows beraten wir Sie gerne. Mit freundlichen Gruessen [StB-Kanzlei] ``` - Konfigurationsberatung als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit) oder Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV. - Bei kleineren Mandanten Software-Empfehlung (z.B. DATEV Unternehmen Online, ZUGFeRD-faehige Faktura-Loesungen). ## Output - Konfiguration Empfang/Versand eRechnung. - Archivierungs-Routine. - Mandanten-Information. ## Strategie und Praxis-Tipps - Die wichtigste Stufe ist seit 01.01.2025 die **Empfangsbereitschaft** — ohne sie kann ein eRechnungs-pflichtiger Lieferant nicht ordnungsgemaess abrechnen, der Mandant verliert ggf. den Vorsteuerabzug. - Mindest-Empfangsweg ist ein E-Mail-Postfach, das XML-/PDF-Anhaenge bis ueblicher Groesse annimmt; ein dediziertes eRechnungs-Postfach erleichtert Workflow und GoBD-Archivierung. - ZUGFeRD eignet sich als Einstiegsformat fuer Mittelstand und Kleinunternehmer (PDF bleibt fuer den Anwender lesbar). XRechnung ist Pflichtformat im B2G-Verkehr mit Bundesstellen (E-Rech-VO seit 27.11.2020) und in einigen Laendern. - DATEV-Hinweis: In DATEV Unternehmen Online laesst sich der eRechnungs-Empfang ueber das Postfach "Eingangsrechnungen" und das ZUGFeRD-Auswertungsmodul konfigurieren; konkrete Programmpfade in DATEV-Onlinehilfe und Versionshinweisen nachschlagen. - StBVV: Konfigurationsberatung als Beratungsleistung gem. § 21 StBVV oder Pauschalvereinbarung gem. § 14 StBVV (Mandanten frueh per Rundschreiben informieren — Mustertext im Skill `stb-mandantenanfrage-reaktion-frist-laufend`). ## Querverweise - `stb-belegtransfer-datev-unternehmen-online` — Belegtransfer. - `stb-online-portal-datev-mandantenshop` — DUO. - `stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich` — Belegabgabe. ## Quellen und Updates Stand: 05/2026. - UStG §§ 14, 27 Abs. 38; UStDV §§ 33, 34. - Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108). - BMF-Schreiben vom 15.10.2024, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 (Einfuehrungsschreiben). - BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Zweites Anwendungsschreiben, Anpassung UStAE). - EU-RL 2014/55/EU; Norm EN-16931. - KoSIT XRechnung-Spezifikation Version 3.0.2 (Stand: Winter 2025/26, gueltig ab 31.01.2026; jeweils aktuelle Fassung unter xeinkauf.de abrufbar). - ZUGFeRD-Spezifikation (FeRD), aktuelle Profile pruefen. - ViDA (VAT in the Digital Age) — Beschluss Rat der EU v. 11.03.2025; ABl. EU v. 25.03.2025; in Kraft getreten 14.04.2025; stufenweise Umsetzung bis 2035; Digital Reporting Requirements (DRR) ab 01.07.2030 fuer grenzueberschreitende B2B-Lieferungen. - Hinweis: alle Werte und Fristen laufend gegen BMF-Newsletter und bzst.de abgleichen.