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name: stb-mandanten-onboarding-checkliste-vollservice
description: "Onboarding-Checkliste Neumandant Vollservice. Anwendungsfall Mandatsannahme Standardablauf Mandantenvereinbarung Vollmachten DSGVO-Information Buchführung Lohn Steuererklärung. Methodik strukturierter Checkliste. Output Mandantenakte komplett startklar."
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# Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice

## Kernsachverhalt

Bei der Mandatsannahme sind zahlreiche Dokumente, Vollmachten, Vereinbarungen und Stammdaten zu erfassen. Eine standardisierte Checkliste sichert, dass nichts vergessen wird — und schuetzt den Steuerberater vor Haftungsrisiken (z.B. unklare Auftragsumfang).

## Kaltstart-Rueckfragen

1. Welcher Mandantentyp — Einzelunternehmer, Personengesellschaft, GmbH, Konzern?
2. Welcher Leistungsumfang — Buchfuehrung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklaerungen, Beratung?
3. Welcher Vorberater (Datenuebernahme)?
4. Welche Software-Schnittstellen (DATEV Unternehmen Online)?
5. Welche Vollmachten brauchen es (Finanzamt, DRV, Krankenkasse, BG)?
6. Welche AVV / DSGVO-Vereinbarungen?
7. Welche Mandatsvereinbarung (Pauschal, Zeithonorar, Mischmodell)?
8. Welche Mandantenkontakte (Buchhaltung, GF, Personalleitung)?

## Rechtlicher Rahmen

### Primaernormen

**§ 33 StBerG** — StB-Aufgabenkreis.

**§ 57 StBerG** — Gewissenhaftigkeit.

**§ 4 StBVV** — Auftrag erteilt.

**§ 80 AO** — Vollmacht.

**DSGVO Art. 28** — Auftragsverarbeitung (AVV).

**§ 67 StBerG** — Berufshaftpflicht.

## Workflow

### Phase 1 — Mandatsannahme

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ONBOARDING-CHECKLISTE
Mandant: [Firma / Person]
Mandatsbeginn: [Datum]

A. MANDATSDOKUMENTE
[ ] Mandatsvereinbarung unterzeichnet
[ ] Honorarvereinbarung (Pauschal, Zeit, Gegenstandswert)
[ ] Allgemeine Auftragsbedingungen mitgegeben
[ ] AVV nach DSGVO Art. 28
[ ] Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO ausgehaendigt

B. VOLLMACHTEN
[ ] Vollmacht Finanzamt (§ 80 AO) - alle relevanten Steuerarten
[ ] Vollmacht DRV (SV-Pruefung)
[ ] Vollmacht Krankenkassen
[ ] Vollmacht BG
[ ] Vollmacht IHK/lizenzpflichtige Literaturquelle (Veroeffentlichung)
[ ] Bestellung Empfangsbevollmaechtigter beim FA

C. STAMMDATEN
[ ] Handelsregister-Auszug
[ ] Gesellschaftsvertrag (GmbH)
[ ] Eintrittsdatum aller Gesellschafter
[ ] Steuer-Nr und Steuer-Id
[ ] Bankkonten-Liste
[ ] Adressen, Telefonnummern, Mailadressen
[ ] Ansprechpartner Funktionen

D. SCHNITTSTELLEN
[ ] DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet
[ ] Bank-Online-Banking-Schnittstelle
[ ] eRechnungsempfang konfiguriert
[ ] Lohnprogramm-Schnittstelle (LODAS, externes Lohn)
[ ] BG/Krankenkasse-Zertifikate

E. BUCHFUEHRUNG
[ ] Kontenrahmen festgelegt (SKR 03 / SKR 04)
[ ] BWA-Form ausgewaehlt
[ ] Belegtransfer-Verfahren vereinbart
[ ] Zustaendigkeiten Sachbearbeiter

F. LOHN (falls vereinbart)
[ ] AN-Liste komplett
[ ] ELStAM-Abruf erfolgreich
[ ] SV-Anmeldungen
[ ] Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum
[ ] Berufsgenossenschaft

G. STEUERN
[ ] USt-Voranmelde-Zeitraum
[ ] Steuervorauszahlungen
[ ] Belegabgabe-Routine
[ ] Fristenkalender

H. ESKALATION
[ ] Krisenmandat-Status?
[ ] Hinweispflichten § 102 StaRUG
[ ] BHV-Anzeige falls relevant
```

### Phase 2 — Vorberater-Wechsel

- Vorberater um Datenuebernahme bitten.
- Mandantenakte vom Vorberater erhalten.
- Vorperioden-Daten in DATEV uebernehmen.

### Phase 3 — Risikoanalyse

- Krisensignale-Pruefung (Eigenkapital, SV-Rueckstaende).
- Steuerliche Auffaelligkeiten (laufende BP, anhaengige Einspruchsverfahren).
- Vor-Pruefung der Stammdaten.

### Phase 4 — Mandanten-Information

- Erstgespraech mit Mandant ueber Prozesse.
- DATEV Unternehmen Online Einfuehrung.
- Belegabgabe-Routine erlaeutern.

### Phase 5 — DSGVO-Compliance

- Datenschutzhinweise gemaess Art. 13 DSGVO.
- AVV mit allen Auftragsverarbeitern.
- Sicherheits-Vorkehrungen (verschluesselte Datenuebertragung).

### Phase 6 — Mandantenakte aufbauen

- Papier-Akte (falls noch verwendet) oder digital.
- Strukturierte Ordner (Vertrag, Vollmachten, Stamm, Korrespondenz).
- Wiedervorlage fuer Folgejahr.

## Output

- Vollstaendige Mandantenakte.
- DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet.
- Erste Auswertung erfolgreich.

## Strategie und Praxis-Tipps

- Standardisierte Onboarding-Checkliste reduziert die Fehlerquote erheblich und schuetzt vor Haftungsfaellen (§ 67 StBerG).
- Bei Mandanten mit Konzernstruktur: zentrale Datenkonsolidierung, Konzern-Vollmachten gebuendelt erfassen.
- Mandatsvereinbarung klar formulieren — definierter Leistungsumfang schuetzt beide Seiten und ist Voraussetzung fuer eine rechtssichere Honorarabrechnung nach StBVV.
- BHV-Anzeige bei erkennbaren Risiken zeitnah (Haftungs-Praeventiv).
- StBVV: Onboarding wahlweise als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit), Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV oder als Teil der laufenden Buchfuehrungspauschale.
- DATEV-Tipp: DATEV Mandanten-Onboarding-Modul mit Checklistensystem; alternative kanzleieigene Checkliste im DMS.

## Querverweise

- `stb-lohn-mandantenaufnahme-onboarding` — Lohn-Onboarding.
- `stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich` — Belegabgabe.
- `stb-online-portal-datev-mandantenshop` — DATEV Unternehmen Online.
- `stb-datentransfer-mandant-cloud-dsgvo` — DSGVO im Datenverkehr.

## Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

- StBerG §§ 33, 57, 67.
- StBVV § 4.
- AO § 80.
- DSGVO Art. 13, 28.
- DStV-Praxisleitfaden Mandantenaufnahme.