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name: stb-routine-monatsabschluss-30-tage-zyklus
description: "Routine Monatsabschluss im 30-Tage-Zyklus. Anwendungsfall systematische Steuerung der Monatsabschluss-Routine in der Kanzlei mit klaren Deadlines Belegabgabe Buchung BWA-Versand USt-VA. Methodik Termin-Controlling. Output 30-Tage-Plan."
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# 30-Tage-Zyklus Monatsabschluss

## Kernsachverhalt

Der Monatsabschluss laeuft in einem standardisierten 30-Tage-Zyklus ab. Ohne klare Deadlines verzoegern sich Auswertungen, Belegabgabe schleppt sich, USt-VA wird verspaetet. Der 30-Tage-Plan strukturiert die Arbeit der Kanzlei und definiert Pflichten Mandant / Sachbearbeiter / Berufstraeger.

## Kaltstart-Rueckfragen

1. Mandantengroesse und Belegvolumen?
2. Welche Monatsabschluss-Termine sind vereinbart?
3. Welche Sachbearbeiter haben welchen Mandantenstamm?
4. Welche Sondertermine (LSt 10., SV drittletzter Bankarbeitstag)?
5. Welche Eskalations-Routine?
6. Welche Mandantengruppen mit Sonderbehandlung (Krise, Sanierung)?
7. Welches Termin-Controlling-Tool (DATEV-Kanzleiplaner, externes)?
8. Welche Urlaubsvertretung im Team?

## Rechtlicher Rahmen

### Primaernormen

**§ 146 AO** — Zeitgerechtigkeit.

**§ 18 UStG** — USt-VA-Fristen.

**§ 41a EStG** — LSt-Anmeldung 10. Folgemonat.

**§ 23 SGB IV** — SV-Beitragsfrist drittletzter Bankarbeitstag.

## Workflow

### Phase 1 — 30-Tage-Plan (Standard)

```
TAG 1-5: BELEGEINGANG
- Mandant uebermittelt Belege
- Sachbearbeiter prueft Vollstaendigkeit
- Bei Verzoegerung: Mahnung Stufe 1

TAG 6-15: BUCHUNG
- Bank, Kasse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lohnbuchung aus Lohnprogramm
- OPOS-Pflege

TAG 16-22: ABSTIMMUNG UND PERIODENABGRENZUNG
- Kontenabstimmung
- Verrechnungskonten auf null
- RAP, Rueckstellungen anteilig
- AfA monatlich

TAG 23-25: SUSA UND BWA
- SuSa-Pruefung
- BWA-Erstellung
- Berufstraeger-Pruefung
- Erlaeuterungstext

TAG 26-28: AUSWERTUNG VERSAND
- USt-Voranmeldung
- BWA und SuSa an Mandant
- Mandanten-Notiz mit Erlaeuterung

TAG 29-30: ABSCHLUSS UND ARCHIVIERUNG
- Mandantenakte aktualisieren
- Wiedervorlage Folgemonat
- Honoraranknuepfung pruefen
```

### Phase 2 — Sondertermine

| Tag | Pflicht |
|---|---|
| 10. des Folgemonats | LSt-Anmeldung |
| Drittletzter Bankarbeitstag | SV-Beitragsnachweis und -Zahlung |
| 10. des Folgemonats | USt-VA (sofern monatlich) |
| 15. Februar Folgejahr | Jahresmeldung DEUEV, BG-Lohnnachweis |
| 28. Februar Folgejahr | LSt-Bescheinigungen |
| 31. Juli Folgejahr | Steuererklaerungen Standardfrist § 149 Abs. 2 AO (ohne Beratervorbehalt) |
| Letzter Tag Februar des **zweiten** Folgejahres | Steuererklaerungen mit Beratervorbehalt § 149 Abs. 3 AO (StB-Mandat); fuer Veranlagungszeitraeume mit verlaengerten Fristen Stand pruefen |

### Phase 3 — Mandantengruppen

- A-Mandanten (Mittelstand, vollservice): 30-Tage-Plan strict.
- B-Mandanten (KMU, monatlich): 30-Tage-Plan moderately strict.
- C-Mandanten (Kleinmandanten, vierteljaehrlich): Quartalsplan.

### Phase 4 — Eskalation

- Bei Belegabgabe-Verzoegerung: 1./2./3. Mahnung.
- Bei wiederholten Verspaetungen: Honorar-Aufschlag, Mandatsgespraech.
- Bei dauerhafter Verspaetung: Mandatsniederlegung pruefen.

### Phase 5 — Sachbearbeiter-Zuordnung

- Klare Zustaendigkeit pro Mandant.
- Urlaubsvertretung dokumentiert.
- Berufstraeger-Pruefung mindestens beim Versand.

### Phase 6 — Controlling

- DATEV-Kanzleiplaner mit Termin-Erinnerungen.
- Monats-Statistik: Wie viele Mandanten p termingerecht?
- KPIs: Tage zwischen Belegannahme und BWA-Versand.

## Output

- 30-Tage-Plan mit Termin-Sicherheit.
- BWA, USt-VA, SV-Meldung pflichtgemaess.
- Mandantenkommunikation strukturiert.

## Strategie und Praxis-Tipps

- 30-Tage-Plan ist Standard fuer professionelle Kanzleien — staerkstes Qualitaetsmerkmal.
- Bei Krisen-Mandanten 2-Wochen-Zyklus (Liquiditaetsplan).
- Bei Saisonbetrieb angepasste Planung (z.B. Saison-Spitzen).
- Sachbearbeiter-Schulung in der Kanzlei zu klaren Prozessen.
- StBVV: in Buchfuehrungspauschale.

## Querverweise

- `stb-bwa-monatsabschluss-routine` — Monatsabschluss.
- `stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich` — Belegabgabe.
- `stb-routine-quartalsabschluss-prozess` — Quartalsabschluss.
- `stb-lohn-monatsende-meldepflichten-checkliste` — Lohn-Meldepflichten.
- `stb-mandantenanfrage-reaktion-frist-laufend` — Reaktionsfristen.

## Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

- AO § 146.
- UStG § 18.
- EStG § 41a.
- SGB IV § 23.
- DStV-Praxisleitfaden Kanzleiorganisation.